Wie The Vet Van eine vollwertige Tierarztpraxis mit einer Tierärztin und einem Transporter betreibt

„Es sind all diese verschiedenen Rollen, die man übernehmen muss. Man ist nicht mehr nur Tierärztin, sondern schlichtweg jede einzelne Person in dieser Praxis, alles in einem." — Dr. Ellen-Louise Lawrie, Gründerin von The Vet Van

Wenn Sie eine mobile Praxis allein betreiben, sind Sie zugleich Tierärztin, Empfang, Praxismanagement und Buchhaltung, alles zwischen zwei Hausbesuchen. Genau diese Aufgabe hat Dr. Ellen-Louise Lawrie übernommen, als sie The Vet Van gründete, ihre mobile Tierarztpraxis. Nach zehn Jahren in einer Kettenpraxis und einer Zeit als Vertretungstierärztin bringt Elle heute Impfungen, Vorsorge, Eingriffe unter Sedierung und Sterbebegleitung zu den Tieren nach Hause. „Es sind all diese verschiedenen Rollen, die man übernehmen muss", sagt sie. „Man ist nicht mehr nur Tierärztin, sondern schlichtweg jede einzelne Person in dieser Praxis, alles in einem." Wenn man jede Rolle allein ausfüllt, ändert das die Anforderungen an ein Praxismanagementsystem. So hat Elle ihres eingerichtet, und das hat es für ihr Unternehmen bedeutet.

Ein System auswählen, wenn niemand da ist, den man anrufen kann

Die Zeit als Vertretungstierärztin zeigte Elle mehr Praxismanagementsysteme, als die meisten Tierärzte in einem ganzen Berufsleben sehen, und schärfte genau den Blick dafür, was sie für ihre eigene Praxis wollte. „Als ich beschloss, The Vet Van zu gründen, wollte ich unbedingt ein System, das intuitiv ist, weil ich technisch nicht besonders begabt bin und wusste, dass ich da draußen auf mich allein gestellt sein würde. Ich brauchte ein System, das logisch aufgebaut ist und das ich selbst durchschauen kann, ohne ständig mit jemandem am Telefon zu hängen." Zahlreiche Cloud-Systeme fielen bei diesem Test durch. „Viele der cloudbasierten Systeme, die ich gesehen habe, haben mich vollständig überfordert, und bis heute weiß ich bei der Hälfte davon nicht, wie man sie richtig benutzt." Bei Lupa war es anders. „Ich habe an einem kurzen Telefonat von 10 bis 15 Minuten teilgenommen, und sofort hatte ich das Gefühl, ich weiß, wie es funktioniert."

Klinische Dokumentation, geschrieben zwischen Anrufen

Der Tag einer mobilen Tierärztin ist durchgetaktet. Für Verwaltung bleibt keine Zeit. Die Zeit zwischen den Besuchen ist Fahrzeit, also entsteht die Dokumentation entweder im Transporter oder sie stapelt sich für den Abend. Elles Lösung: Die Notizen schreiben sich selbst, während sie fährt. „Ich trage mein Telefon meist um den Hals, wenn ich in eine Behandlung gehe. Ich nehme das Gespräch mit dem Halter auf, mit seinem Einverständnis, und wenn ich zurück im Transporter bin, sitze ich da und lasse es hochladen." Der KI-Dokumentationsassistent von Lupa verwandelt die Aufnahme in die klinische Dokumentation, während sie zum nächsten Besuch unterwegs ist. „Das heißt, dass zwischen den Besuchen meine gesamte Dokumentation entstehen kann, und dass ich am Ende des Tages nicht mehr so viel zu tun habe."

Eine Zahlungsquote von 100 %, ohne Empfangsteam

Zahlungen einzufordern ist in jeder Praxis unangenehm. In der Küche eines Kunden, ohne Empfangstresen zwischen sich und dem Gegenüber, ist es noch schwerer. Elle fordert nicht ein. Am Ende jeder Behandlung kalkuliert sie alles in Lupa, sendet dem Kunden über Lupa Pay einen Zahlungslink und lässt 24 Stunden später eine automatische Erinnerung per SMS folgen. „Bislang habe ich eine Erfolgsquote von 100 % bei den Zahlungen", sagt sie. „Die Leute lieben Dinge wie Apple Pay. Es ist so einfach, dass sie am Zahlen fast nicht vorbeikommen." Was ihr vorher nie begegnet war: dass alles als ein System zusammenarbeitet. „Das hatte ich bei einer Software noch nie, dass von Anfang an alles miteinander verbunden ist. Ich kann absolut alles nachvollziehen, ich weiß also, wann eine Zahlung eingegangen ist, wie sie erfolgt ist und wie lange es dauert, bis sie tatsächlich auf meinem Konto landet."

Schnellere Auszahlung, bessere Ausrüstung, größere Praxis

Für Elle, und im Grunde für jede neue Praxis, gilt: Je früher das Geld auf dem Konto ist, desto besser. Liquidität ist immer wichtig, für ein junges Unternehmen aber besonders. Ihr früherer Zahlungsdienstleister zahlte nach etwa einer Woche aus. „Mit Lupa Pay ist es 48 Stunden später auf meinem Konto, was großartig ist, gerade als Start-up, wenn die Mittel recht knapp sind und jeder einzelne Cent, der hereinkommt, zählt." Für eine neue Praxis summiert sich dieser Unterschied. Elle war mit einer aufgeschobenen Einkaufsliste gestartet, auf der auch der tragbare Sauerstoffkonzentrator stand, den sie für Eingriffe unter Sedierung brauchte. Die meisten Modelle wiegen rund 30 Kilo; sie brauchte eines, das klein genug war, um es allein in den Transporter zu heben und wieder herauszunehmen, und das passende Gerät war eine erhebliche Ausgabe. Die schnellere Liquidität rückte das nach vorn. „Innerhalb eines Monats habe ich dann Sedierungen zu Hause durchgeführt. Es hat mir ermöglicht, die gesamte Ausrüstung zu kaufen, alles, was ich dafür brauchte." Diese eine Investition erweiterte die ganze Praxis. Eingriffe unter Sedierung wie das Entfernen von Grannen oder das Krallenschneiden bringen pro Besuch mehr ein als eine Auffrischungsimpfung, und sie veränderten, wie Kunden das Unternehmen wahrnahmen. „Es war großartig, das auch gegenüber Kunden bewerben zu können. Ich glaube, es hat ihnen das Gefühl gegeben, dass wir es ernst meinen. Wir waren nicht nur eine kleine Tierärztin im Transporter, die herumfährt und ein paar Kleinigkeiten macht. Wir waren tatsächlich eine richtige Tierarztpraxis und konnten eine richtige Leistung anbieten."

Was man sieht, ist nicht alles, was man bekommt

Elles Rat an Tierärzte, die Systeme gegeneinander abwägen, kommt darauf zurück, wie sich die Software über die Zeit verändert. „Es ist ein System, das sich ständig weiterentwickelt", sagt sie über Lupa. „Bei vielen anderen gilt: Was man sieht, ist alles, was man bekommt." Elle und The Vet Van finden Sie unter the-vetvan.co.uk. Sie denken darüber nach, eine eigene Praxis zu gründen? Lupa bringt neue Praxen an einem Tag an den Start, mit Patientenakten, Zahlungen, Kundenkommunikation und KI-Dokumentation in einem System. Buchen Sie eine Demo und sehen Sie, wie es zu Ihrer Arbeitsweise passt.