Bestandsmanagement in der Tierarztpraxis: der Leitfaden 2026

Der Warenbestand ist nach den Personalkosten der zweitgrößte Kostenblock in einer Tierarztpraxis. Er ist zugleich der Bereich, den die meisten Praxen nie richtig gemessen haben. Bestandsmanagement in der Tierarztpraxis bezeichnet das Erfassen, Bestellen und Steuern der Medikamente, Verbrauchsmaterialien und Verkaufsprodukte, die eine Praxis vorhält. Ziel ist, dass Bestände verfügbar sind, wenn das Team sie braucht, dass kein Kapital unnötig im Regal gebunden ist und dass nichts verfällt, bevor es verwendet wird. Eine Praxis mit einem Umsatz von 800.000 €, die bei 25 % statt bei 20 % liegt, gibt jährlich 40.000 € mehr für Waren aus. Das entspricht der gesamten Marge eines Tierarztgehalts, gebunden im Warenschrank. Dieser Leitfaden behandelt, was Sie messen sollten, welche Richtwerte gelten, wohin das Geld tatsächlich fließt und wie Sie gegensteuern.

Was der Warenbestand kosten sollte

Der Wareneinsatz als Prozentsatz des Umsatzes ist die wichtigste Kennzahl. Sie zeigt, wie viel von jedem eingehenden Euro direkt wieder für Produkte abfließt. Die Richtwerte, basierend auf Praxisberatern und Benchmarking-Studien: <table header-row="true"> <tr> <td>Praxistyp</td> <td>Gesunde Wareneinsatzquote</td> </tr> <tr> <td>Allgemeine Kleintierpraxis</td> <td>18 bis 24 % des Umsatzes</td> </tr> <tr> <td>Notdienst und Fachpraxen</td> <td>8 bis 12 % (Dienstleistungen dominieren den Umsatz)</td> </tr> <tr> <td>Nutztier- und Großtierpraxis</td> <td>28 bis 32 %</td> </tr> <tr> <td>Gut geführte Praxen (alle Typen)</td> <td>bei oder unter 20 bis 22 %</td> </tr> </table> Benchmarking-Arbeiten von Veterinary Economics setzen das Ziel bei 23 bis 25 % des Bruttoumsatzes an, wobei die am besten geführten Praxen 22 % erreichen. Praxisberater berichten von zahlreichen Praxen, die bei 30 bis 35 % liegen. Genau dort verschwindet die Rentabilität unbemerkt. Ermitteln Sie Ihre eigene Kennzahl, bevor Sie weiterlesen: Jahreswareneinsatz geteilt durch Jahresumsatz. Liegt der Wert mehr als drei Prozentpunkte über dem Bereich für Ihren Praxistyp, gibt es echtes Geld zurückzuholen. Rechnen Sie es an Ihrem eigenen Umsatz durch. Eine Praxis mit 800.000 € Umsatz und einer Wareneinsatzquote von 25 % gibt 200.000 € für Waren aus. Dieselbe Praxis bei 20 % gibt 160.000 € aus. Die Differenz von 40.000 € ergibt sich aus drei Dingen: Bestellen nach tatsächlichem Verbrauch statt nach Bauchgefühl, konsequente Bestandsrotation, damit Ware vor Ablauf verwendet wird, und die Abrechnung von allem, was das Regal verlässt.

Kennzahlen, die Sie messen sollten

1. Wareneinsatz als Prozentsatz des Umsatzes

So berechnen Sie ihn. Jahreswareneinsatz ÷ Jahresumsatz × 100. Zum Wareneinsatz zählt alles, was Sie einkaufen, um es zu verkaufen oder am Patienten anzuwenden: Medikamente, Verbrauchsmaterial, Impfstoffe, Diätfuttermittel, Verkaufsprodukte und externe Laborkosten. Ihre Steuerberatung hat diese Zahl bereits vorliegen. Warum sie zählt. Dies ist das klarste Maß für die Effizienz Ihres Bestandsmanagements. Es ist Ihr zweitgrößter Kostenblock nach dem Personal, und anders als beim Personal können Sie ihn verändern, ohne Ihr Team anzutasten. Was gut aussieht. 18 bis 24 % in der Kleintierpraxis. 8 bis 12 % im Notdienst und in Fachpraxen, wo Dienstleistungen statt Produkte den Umsatz treiben. 28 bis 32 % in Nutztier- und Großtierpraxen. Gut geführte Praxen jeder Art liegen bei oder unter 22 %. Was Sie tun sollten. Liegt Ihr Wert innerhalb des Bereichs für Ihren Praxistyp, müssen Sie heute nichts ändern. Berechnen Sie ihn in drei Monaten erneut, denn die Richtung, in die er sich bewegt, ist wichtiger als der aktuelle Stand. Steigt er drei Monate in Folge, hat sich etwas an der Art geändert, wie Ihre Praxis bestellt, und es ist deutlich leichter zu finden, solange die Lücke klein ist. Liegt Ihr Wert einige Punkte über dem Bereich, finden Sie zunächst heraus, welche Produkte tatsächlich das Geld kosten. Fordern Sie beim Großhandel eine Auswertung aller Einkäufe der letzten zwölf Monate an, sortiert nach Gesamtausgaben je Artikel. Die obersten zwanzig Positionen machen den Großteil Ihres Geldes aus, und nur diese lohnen sich zuerst anzusehen. Stellen Sie zu jedem dieser zwanzig Artikel drei Fragen: Kaufen wir mehr, als wir tatsächlich verbrauchen? Verfällt etwas davon, bevor wir dazu kommen? Rechnen wir es jedes Mal ab, wenn es das Regal verlässt? Nahezu alle Mehrausgaben stammen aus einem dieser drei Punkte, und die Beantwortung für zwanzig Produkte ist die Arbeit eines Nachmittags, kein Projekt. Liegt Ihr Wert bei 30 % oder höher, prüfen Sie zuerst Ihre Verkaufspreise, bevor Sie Ihre Bestellpraxis ansehen, denn auf diesem Niveau sind die Preise die wahrscheinlichere Ursache. Nehmen Sie dieselbe Liste der zwanzig Produkte. Notieren Sie zu jedem, was Sie Ihrem Großhandel pro Einheit zahlen und was Sie dem Kunden pro Einheit berechnen. Die Einkaufspreise steigen in den meisten Jahren. Hat in dieser Zeit niemand Ihre Preisliste überprüft, werden Sie Artikel finden, die Sie nahe am Einkaufspreis verkaufen. Was das wert ist: Eine Praxis mit 800.000 € Jahresumsatz und einer Wareneinsatzquote von 26 % gibt 208.000 € für Waren aus. Dieselbe Praxis bei 22 % gibt 176.000 € aus. Das sind 32.000 € pro Jahr, die im Unternehmen bleiben, ohne dass ein einziger zusätzlicher Patient behandelt werden muss.

2. Lagerumschlag

So berechnen Sie ihn. Jahreswareneinsatz ÷ durchschnittlicher Lagerwert, wobei der durchschnittliche Lagerwert (Anfangsbestand + Endbestand) ÷ 2 ist. Wenn Sie jährlich 200.000 € ausgeben und im Schnitt Waren im Wert von 20.000 € vorhalten, schlagen Sie zehnmal im Jahr um. Warum er zählt. Er zeigt, wie viel Kapital in Regalen statt auf dem Konto liegt. Warenbestand ist bereits ausgegebenes Geld, das Sie erst wieder nutzen können, wenn es verkauft ist, und je länger es liegt, desto mehr davon verfällt, bevor Sie dafür bezahlt werden. Was gut aussieht. Veröffentlichte Zielwerte reichen von 6 bis 12 Umschlägen pro Jahr, je nach Quelle. Die meisten Praxen sollten in diesem Bereich liegen. Was Sie tun sollten. Schlagen Sie weniger als sechsmal im Jahr um, halten Sie mehr Bestand vor, als die Praxis benötigt. Die günstigste Lösung: Bestellen Sie Ihre langsamsten Artikel nicht nach, bis Sie aufgebraucht haben, was bereits im Regal steht. Um diese zu finden, ziehen Sie aus Ihrem Praxismanagementsystem eine Verbrauchsauswertung über die letzten zwölf Monate und suchen Sie nach allem, was Sie mehr als einmal nachbestellt, aber kaum verbraucht haben. Stellen Sie die Bestellung genau dieser Artikel ein. Das Regal leert sich, das Kapital kommt zurück, und an Ihrer klinischen Arbeit ändert sich nichts. Schlagen Sie 6- bis 12-mal im Jahr um, sind Sie in einem vernünftigen Bereich. Lassen Sie es dabei und prüfen Sie in sechs Monaten erneut. Schlagen Sie mehr als 12-mal im Jahr um, halten Sie sehr wenig Bestand vor. Das ist effizient, lässt aber keinen Spielraum für eine verspätete Lieferung oder eine besonders volle Woche. Sehen Sie sich Ihr Fehlbestandsprotokoll an, die vierte Kennzahl weiter unten. Gehen Ihnen regelmäßig bestimmte Artikel aus, erhöhen Sie den Mindestbestand nur für diese Artikel, statt von allem mehr zu bestellen. Was das wert ist: Angenommen, Ihre Praxis gibt jährlich 200.000 € für Waren aus. Ein sechsfacher Umschlag bedeutet, dass Sie jederzeit rund 33.000 € an Beständen halten. Ein zwölffacher Umschlag bedeutet rund 17.000 €. Diese Differenz von etwa 16.000 € liegt in Ihren Regalen statt auf Ihrem Konto, und es sind 16.000 € an Waren mit mehr Zeit zum Verfallen, bevor jemand sie verwendet. Ein häufiges Missverständnis. Der Umschlag ist nicht dasselbe wie die Bestellhäufigkeit. Die meisten Praxen bestellen wöchentlich, und das ist richtig so. Der Umschlag ist ein Mischwert über den gesamten Bestand und wird durch die Vorsichtsbestände nach unten gezogen, die jede Praxis führt: die Medikamente, die Sie vorhalten, weil Sie sie im Notfall brauchen würden, nicht weil sie sich bewegen. Ihre Schnelldreher sollten deutlich häufiger umschlagen als der Mischwert, wie der Abschnitt zur ABC-Analyse weiter unten zeigt.

3. Verwurfquote

So berechnen Sie sie. Wert der weggeworfenen oder abgeschriebenen Ware ÷ Gesamtwareneinsatz × 100. Rechnen Sie alles mit ein, was Sie stark rabattiert haben, um es vor Ablauf abzusetzen, denn auch das ist verlorene Marge. Warum sie zählt. Das ist reiner Verlust. Sie haben das Produkt bezahlt, nichts dafür bekommen, und keine klinische Leistung holt das zurück. Was gut aussieht. Unter 2 %. Bei 3 bis 5 % haben Sie ein Rotationsproblem, das sich noch diesen Monat lohnt anzugehen. Was Sie tun sollten. Liegt Ihre Verwurfquote unter 2 %, gibt es hier nichts zu tun. Liegt sie zwischen 3 und 5 %, ist die Ursache fast immer die Rotation und nicht die Bestellmenge. Sie kaufen ungefähr die richtige Menge, aber ältere Ware bleibt hinter neuerer stehen und verfällt beim Warten. Drei Gewohnheiten lösen das meiste davon. Schreiben Sie das Verfallsdatum bei der Anlieferung mit Marker gut sichtbar außen auf jede Packung, damit niemand mitten in der Behandlung nach dem Kleingedruckten suchen muss. Räumen Sie beim Auspacken einer Lieferung die neuen Packungen hinter die bereits im Regal stehenden, damit Ihr Team immer zuerst zur ältesten greift. Und kontrollieren Sie den Kühlschrank vor allem anderen, denn gekühlte Produkte haben die kürzeste Haltbarkeit und geraten am leichtesten aus dem Blick. Liegt sie über 5 %, bestellen Sie von etwas Bestimmtem zu viel, statt schlecht zu rotieren. Notieren Sie, was Sie im vergangenen Jahr tatsächlich entsorgt haben, was die meisten Praxen nie getan haben, und reduzieren Sie dann die Standardbestellmenge für genau diese Artikel. Was das wert ist: Gibt Ihre Praxis jährlich 200.000 € für Waren aus und landen 3 % davon im Müll, sind das 6.000 €, die Sie bezahlt und für die Sie nichts erhalten haben. Eine Senkung des Verwurfs auf 1 % hält 4.000 € davon in der Praxis.

4. Häufigkeit von Fehlbeständen

So erfassen Sie sie. Protokollieren Sie sie. Jedes Mal, wenn jemand nach etwas greift, das nicht da ist, wird es notiert, mit Artikel und Datum. Ein Blatt an der Wand der Praxisapotheke genügt. Zählen Sie monatlich aus. Warum sie zählt. Die Kosten schlagen sich außerhalb Ihrer Buchhaltung nieder, weshalb sie fast niemand erfasst. Ein Fehlbestand mitten in einem Eingriff ist ein klinisches Risiko. Darüber hinaus kostet es Arbeitszeit für die Suche nach Alternativen, Eilbestellungen zu schlechteren Konditionen und Kunden, die für etwas, das Sie hätten vorrätig haben sollen, in eine andere Praxis oder zur Online-Apotheke gehen. Was gut aussieht. Es gibt keinen veröffentlichten Richtwert, orientieren Sie sich daher an Ihrer eigenen Entwicklung. Bei A-Artikeln ist das Ziel null. Was Sie tun sollten. Taucht derselbe Artikel immer wieder im Protokoll auf, ist der Mindestbestand für diesen Artikel zu niedrig angesetzt. Erhöhen Sie ihn auf Basis Ihres tatsächlichen Verbrauchs und der Lieferzeit Ihres Großhandels. Der nächste Abschnitt zeigt, wie Sie das korrekt berechnen. Ein Fehlbestand, der beim selben Produkt immer wieder auftritt, ist eine falsche Zahl in Ihrem System und kein Versäumnis der Person, die bestellt. Tauchen viele verschiedene Artikel auf, wird schlicht nicht häufig genug bestellt oder es ist niemand konkret dafür zuständig. Übertragen Sie die Aufgabe einer namentlich benannten Person und reservieren Sie dafür Zeit im Dienstplan. In beiden Fällen zeigt ein Monat Protokollierung meist, dass das Problem bei fünf oder sechs Artikeln liegt und nicht in der gesamten Praxisapotheke.

Wohin das Geld tatsächlich fließt

Bevor Sie etwas ändern, hilft es zu wissen, wonach Sie suchen. Es gibt fünf Ursachen, und die meisten Praxen haben alle fünf in gewissem Maß. <table header-row="true"> <tr> <td>Ursache</td> <td>Wie es sich zeigt</td> <td>Wo Sie ansetzen</td> </tr> <tr> <td>Verwendet, aber nie abgerechnet</td> <td>Bestand verschwindet, Margen sinken</td> <td>Artikel während der Behandlung abrechnen, nicht danach</td> </tr> <tr> <td>Mehr bestellen als verbrauchen</td> <td>Volle Regale, gebundenes Kapital</td> <td>Mindestbestände aus Verbrauchsauswertungen ableiten</td> </tr> <tr> <td>Produkte verfallen</td> <td>Packungen landen bei der Inventur im Müll</td> <td>Datum außen notieren, neue Ware hinter alte</td> </tr> <tr> <td>Bestand verschwindet</td> <td>Zählungen stimmen nie mit den Aufzeichnungen überein</td> <td>Regelmäßig zählen, Aufzeichnungen führen</td> </tr> <tr> <td>Zu niedrige Preise</td> <td>Volle Praxis, schmaler Gewinn</td> <td>Die 20 größten Produkte jährlich überprüfen</td> </tr> </table>

1. Verwendet, aber nie abgerechnet

Dies ist die größte Ursache und diejenige, über die Praxen am wenigsten sprechen. Ein Tierarzt zieht ein Medikament auf, verabreicht es dem Patienten, und es landet nie auf der Rechnung des Kunden. Das Produkt hat das Regal verlassen und die Praxis hat es bereits bezahlt, aber es kommt kein Geld zurück. Es ist schwer zu erkennen, weil es an den falschen Stellen sichtbar wird. In Ihrer Bestandszählung sieht es aus, als würden Produkte verschwinden. In Ihrem Jahresabschluss sieht es aus, als wären die Margen gesunken. In beiden Fällen ist die Ursache dieselbe: Niemand hat es abgerechnet. Was Sie tun sollten. Setzen Sie jeden Artikel in dem Moment auf die Rechnung, in dem Sie ihn verwenden, statt zu versuchen, sich am Ende der Behandlung an alles zu erinnern und es nachträglich zu erfassen. Praxen, die das umstellen, holen damit in der Regel mehr Geld zurück als mit allem anderen auf dieser Liste. Erfassen Sie alle verpassten Positionen mit Lupa Lupa hört bei Ihren Behandlungen mit und markiert Artikel, die besprochen wurden, aber nicht auf der Rechnung erscheinen. Mehr erfahren

2. Mehr bestellen als verbrauchen

Jemand wirft einen Blick ins Regal, findet es sehe leer aus, und bestellt nach, ohne zu prüfen, wie viel die Praxis tatsächlich verbraucht. Mengenrabatte verschlimmern das eher, als dass sie helfen. Angenommen, ein Großhändler bietet 20 % Nachlass beim Kauf eines Jahresvorrats. Verfallen drei Monate dieses Vorrats, bevor Sie dazu kommen, haben Sie ein Viertel des Gekauften weggeworfen, um ein Fünftel des Preises zu sparen. Sie haben pro verwendbarer Ampulle mehr bezahlt als beim Kauf kleinerer Mengen zum vollen Preis. Was Sie tun sollten. Legen Sie für jedes Produkt einen Mindestbestand auf Basis Ihres tatsächlichen Verbrauchs fest, was der nächste Abschnitt Schritt für Schritt erklärt. Nehmen Sie einen Mengenrabatt nur an, wenn Sie die gesamte Menge vor dem Verfallsdatum auf der Packung aufbrauchen können.

3. Produkte verfallen vor der Verwendung

Schätzungen beziffern die Kosten verfallener Arzneimittel auf 1,5 bis 2 % des Gesamtumsatzes einer Praxis. Nahezu alles davon ist vermeidbar. Was Sie tun sollten. Zwei Gewohnheiten decken das meiste ab. Schreiben Sie das Verfallsdatum bei der Anlieferung mit Marker außen auf jede Packung, damit niemand während einer Behandlung nach dem Kleingedruckten suchen muss. Und räumen Sie beim Auspacken einer Lieferung die neuen Packungen hinter die bereits im Regal stehenden. Ihr Team greift dann automatisch zuerst zur ältesten Ware.

4. Bestand verschwindet

Ein Teil davon sind ehrliche Fehler: Zählfehler, Beschädigung oder ein verwendetes und nicht erfasstes Produkt. Ein Teil davon sind Entwendungen durch Mitarbeitende. Das ist ein unangenehmes Thema, und bei Betäubungsmitteln wird es neben einer finanziellen auch zu einer rechtlichen Frage. Was Sie tun sollten. Zählen Sie regelmäßig, denn Zählen ist die einzige Möglichkeit, davon überhaupt zu erfahren. Führen Sie die Aufzeichnungen, denn sie schützen Sie und Ihr Team, falls eine Abweichung jemals untersucht wird.

5. Zu niedrige Preise

Ihre Handelsspanne ist die Differenz zwischen dem, was Sie Ihrem Großhandel für ein Produkt zahlen, und dem, was Sie dem Kunden dafür berechnen. Die Einkaufspreise steigen in den meisten Jahren. Wurde Ihre Preisliste in dieser Zeit nicht überprüft, ist Ihre Marge geschrumpft, ohne dass jemand das entschieden hätte. Was Sie tun sollten. Gehen Sie einmal jährlich Ihre zwanzig größten Produkte nach Einkaufsvolumen durch. Notieren Sie zu jedem, was Sie inzwischen zahlen und was Sie inzwischen berechnen, und prüfen Sie, ob die Differenz noch sinnvoll ist.

Bestände sortieren: die ABC-Analyse

Worum es geht. Die ABC-Analyse bedeutet, alles in Ihren Regalen in drei Gruppen einzuteilen, je nachdem, welchen Geldbetrag jedes Produkt über ein Jahr ausmacht. Gruppe A wird engmaschig überwacht, Gruppe B erhält mäßige Aufmerksamkeit, Gruppe C sehr wenig. Warum das zählt. Ihre Praxisapotheke führt Hunderte einzelner Produkte, und sie sind bei Weitem nicht gleich wichtig. Wenn ein Anästhetikum ausgeht, steht eine Operation still. Wenn eine Verbandschere fehlt, nicht. Der Versuch, alles mit derselben Sorgfalt zu steuern, ist der häufigste Grund, warum Praxen ein Bestandsmanagementsystem einführen und drei Monate später aufgeben: Es kostet Stunden und bringt kaum etwas. Hier liegt auch Ihr Geld. Laut AAHA entfallen auf die Abgabe von Arzneimitteln typischerweise 25 bis 30 % der Einnahmen in Praxen der Primärversorgung, womit sie in den meisten Praxen die größte einzelne Umsatzquelle darstellt. Ihre A-Produkte sind es, die das antreiben. So gehen Sie vor. Ziehen Sie aus Ihrem Praxismanagementsystem eine Auswertung aller Einkäufe der letzten zwölf Monate, sortiert nach Gesamtausgaben je Artikel. Arbeiten Sie sich dann durch die Liste und teilen Sie sie in drei Gruppen auf. <table header-row="true"> <tr> <td></td> <td>A-Artikel</td> <td>B-Artikel</td> <td>C-Artikel</td> </tr> <tr> <td>Was sie sind</td> <td>Hoher Wert, ständig im Einsatz</td> <td>Mittlerer Wert und Verbrauch</td> <td>Günstig, langsam drehend oder gelegentlich</td> </tr> <tr> <td>Beispiele</td> <td>Anästhetika, gängige Injektionspräparate, Antiparasitika, Diätfuttermittel</td> <td>Antibiotika für den Wochenbedarf, Routineverbrauchsmaterial</td> <td>Verbandmaterial, selten genutzte Medikamente, Vorsichtsbestände</td> </tr> <tr> <td>Anteil an der Artikelliste</td> <td>Etwa 20 %</td> <td>Etwa 30 %</td> <td>Etwa 50 %</td> </tr> <tr> <td>Anteil an den Ausgaben</td> <td>Etwa 80 %</td> <td>Etwa 15 %</td> <td>Etwa 5 %</td> </tr> <tr> <td>Zählrhythmus</td> <td>Wöchentlich</td> <td>Monatlich</td> <td>Vierteljährlich</td> </tr> <tr> <td>Nachbestellungen pro Jahr</td> <td>40 bis 50</td> <td>12 bis 16</td> <td>4 bis 8</td> </tr> </table> Die letzte Zeile erklärt die Umschlagswerte weiter oben. Ihre A-Artikel werden tatsächlich in den meisten Wochen nachbestellt. Der Mischwert von 6 bis 12 für die gesamte Praxis fällt niedriger aus, weil Ihre C-Artikel monatelang stehen, was genau ihre Aufgabe ist. Ein Hinweis zu Gruppe C. Praxen sind gut darin, neue Produkte aufzunehmen, und schlecht darin, alte auszulisten, weshalb diese Gruppe über die Jahre unbemerkt wächst. Achten Sie bei Ihrer Zwölfmonatsauswertung auf alles, was Sie überhaupt nicht verbraucht haben. Diese Artikel sollten Sie aussortieren statt zählen.

Mindestbestände festlegen, Schritt für Schritt

Das ist der Teil, der sowohl Überbestellungen als auch Fehlbestände verhindert. Sie ermitteln für jedes Produkt den Bestand, bei dem Sie nachbestellen sollten. Sobald die Zahl im System hinterlegt ist, muss niemand mehr beurteilen, ob ein Regal leer aussieht. Beginnen Sie mit Ihren A-Artikeln. Zwanzig oder dreißig Produkte decken den Großteil Ihrer Ausgaben ab, und es dauert einen Nachmittag. Schritt 1. Ermitteln Sie den Tagesverbrauch. Nehmen Sie ein Produkt und sehen Sie nach, wie viele Einheiten Sie in den letzten drei Monaten verbraucht haben, und teilen Sie durch die Anzahl der Tage. Bei 360 Ampullen in 90 Tagen sind das 4 Ampullen täglich. Schritt 2. Ermitteln Sie die Lieferzeit. Sehen Sie sich Ihre letzten Bestellungen bei diesem Großhändler an und zählen Sie die Tage zwischen Bestellung und Anlieferung. Sagen wir, es sind 2 Tage. Schritt 3. Legen Sie Ihren Sicherheitspuffer fest. Das ist zusätzlicher Bestand für eine verspätete Lieferung oder eine ungewöhnlich volle Woche. Drei Tage sind ein sinnvoller Ausgangspunkt. Bei allem, dessen Fehlen einen Eingriff stoppen würde, sollten Sie mehr ansetzen. Schritt 4. Rechnen Sie. Multiplizieren Sie den Tagesverbrauch mit den Liefertagen und addieren Sie den Tagesverbrauch multipliziert mit den Sicherheitstagen. Schritt 5. Hinterlegen Sie die Zahl als Mindestbestand für dieses Produkt in Ihrem System, damit es Ihnen den Bestellzeitpunkt meldet, statt dass jemand es bemerken muss. Hier das vollständige Rechenbeispiel: <table header-row="true"> <tr> <td>Schritt</td> <td>Die Rechnung</td> <td>Dieses Produkt</td> </tr> <tr> <td>Tagesverbrauch</td> <td>Verbrauchte Einheiten ÷ gezählte Tage</td> <td>360 ÷ 90 = 4 Ampullen täglich</td> </tr> <tr> <td>Lieferzeit</td> <td>Tage von Bestellung bis Anlieferung</td> <td>2 Tage</td> </tr> <tr> <td>Sicherheitspuffer</td> <td>Zusätzliche Tage Reichweite</td> <td>3 Tage</td> </tr> <tr> <td>Mindestbestand</td> <td>(4 × 2) + (4 × 3)</td> <td>20 Ampullen</td> </tr> </table> Sinkt der Bestand auf 20 Ampullen, bestellen Sie. Damit haben Sie 8 Ampullen für die zwei Tage Lieferzeit und 12 in Reserve, falls etwas schiefgeht. Zwei Dinge halten das am Laufen. Leiten Sie die Zahlen aus einer Verbrauchsauswertung ab und nicht aus dem Gedächtnis, denn das Gedächtnis überschätzt, wonach man häufig greift. Und passen Sie sie saisonal an: Im Mai verbrauchen Sie deutlich mehr Antiparasitika als im Dezember, sodass ein im Sommer passender Mindestbestand Sie im Winter überbevorratet zurücklässt.

Inventur ohne verlorenen Abend

Die meisten Praxen zählen einmal jährlich alles, meist nach Feierabend, meist mit dem gesamten Team in Überstunden. Das ist die schlechteste Variante. Alle sind müde, es passieren Fehler, und am Ende wissen Sie, wie Ihr Bestand an einem einzigen Tag im März aussah. Die Alternative: Zählen Sie stattdessen jede Woche eine kleine Menge. Das nennt sich permanente Inventur, und sobald sie läuft, dauert sie etwa eine halbe Stunde. So richten Sie sie ein. Schritt 1. Teilen Sie Ihre Artikelliste in die A-, B- und C-Gruppen aus dem Abschnitt oben ein. Schritt 2. Teilen Sie Ihre B-Liste in vier ungefähr gleich große Teile und Ihre C-Liste in zwölf. Wie Sie aufteilen, spielt keine Rolle, alphabetisch reicht, solange jedes Produkt in genau einem Teil liegt und Sie die Reihenfolge der Teile beibehalten. Schritt 3. Reservieren Sie eine feste halbe Stunde pro Woche und tragen Sie eine Person namentlich dafür in den Dienstplan ein. Ein ruhiger Zeitpunkt eignet sich am besten: Montagmorgen als Erstes oder eine Lücke mitten am Nachmittag. Schritt 4. Zählen Sie jede Woche drei Dinge: alle Ihre A-Artikel, einen Teil Ihrer B-Liste und einen Teil Ihrer C-Liste. Da es vier B-Teile gibt, wird jeder B-Artikel einmal im Monat gezählt. Da es zwölf C-Teile gibt, wird jeder C-Artikel einmal im Quartal gezählt. Ihre A-Artikel werden jede einzelne Woche gezählt. Schritt 5. Vergleichen Sie das Gezählte mit dem Sollbestand in Ihrem System. Notieren Sie jede Abweichung, mit Produkt und Höhe der Differenz. Schritt 6. Gehen Sie den Abweichungen noch am selben Tag nach. Das ist der eigentliche Grund für wöchentliches statt jährliches Zählen: Ist eine Zahl falsch, kann sich noch jemand erinnern, was in den letzten Tagen mit diesem Produkt geschehen ist. Nach zwölf Monaten kann das niemand mehr. Die meisten Abweichungen entpuppen sich als verwendeter, aber nicht abgerechneter Artikel, als erhaltene, aber nicht erfasste Lieferung oder als schlichter Zählfehler. So sieht der Plan in der Praxis aus: <table header-row="true"> <tr> <td>Woche</td> <td>A-Artikel</td> <td>B-Artikel</td> <td>C-Artikel</td> </tr> <tr> <td>Woche 1</td> <td>Alle</td> <td>Teil 1 von 4</td> <td>Teil 1 von 12</td> </tr> <tr> <td>Woche 2</td> <td>Alle</td> <td>Teil 2 von 4</td> <td>Teil 2 von 12</td> </tr> <tr> <td>Woche 3</td> <td>Alle</td> <td>Teil 3 von 4</td> <td>Teil 3 von 12</td> </tr> <tr> <td>Woche 4</td> <td>Alle</td> <td>Teil 4 von 4</td> <td>Teil 4 von 12</td> </tr> <tr> <td>Woche 5</td> <td>Alle</td> <td>Zurück zu Teil 1</td> <td>Teil 5 von 12</td> </tr> </table> Führen Sie dieses Muster fort. Am Jahresende ist jedes Produkt der Praxis gezählt worden, Ihre wertvollsten Produkte rund fünfzigmal, und niemand hat dafür Überstunden gemacht.

Betäubungsmittel: Anforderungen für Praxen im Vereinigten Königreich

Bei Betäubungsmitteln handelt es sich nicht mehr um gute Praxis, sondern um eine gesetzliche Pflicht, mit strengeren Regeln als für den übrigen Bestand. <table header-row="true"> <tr> <td>Anforderung</td> <td>Was das im Alltag bedeutet</td> </tr> <tr> <td>Schedule-2-Betäubungsmittel wöchentlich prüfen</td> <td>Gleichen Sie das Betäubungsmittelbuch mindestens einmal wöchentlich mit dem tatsächlichen Bestand im Schrank ab. Beides muss stets übereinstimmen. Dies ist ein RCVS Core Standard.</td> </tr> <tr> <td>Das Buch im vorgeschriebenen Format führen</td> <td>Es muss ein gebundenes Buch oder ein EDV-System sein. Die behördlichen Vorgaben sind eindeutig: Loseblattordner und Karteikarten genügen nicht. Ein EDV-geführtes Buch muss jeden Eintrag nachvollziehbar machen.</td> </tr> <tr> <td>Einträge unverzüglich vornehmen</td> <td>Am Tag der Transaktion oder am Folgetag, falls das nicht praktikabel ist. In chronologischer Reihenfolge, mit einer eigenen Seite je Stärke und Darreichungsform jedes Medikaments.</td> </tr> <tr> <td>Alle Schedule-3-Betäubungsmittel wegschließen</td> <td>Eine RCVS-Anforderung, die über die gesetzliche Vorgabe hinausgeht. Sie umfasst Tramadol, Buprenorphin, Gabapentin und Pregabalin.</td> </tr> <tr> <td>Arzneimittelunterlagen fünf Jahre aufbewahren</td> <td>Vorgeschrieben nach den Veterinary Medicines Regulations. Betäubungsmittelbücher müssen mindestens zwei Jahre ab dem letzten Eintrag aufbewahrt werden.</td> </tr> <tr> <td>Alle Lagerorte von Arzneimitteln erfassen</td> <td>Einschließlich Praxisfahrzeugen und Privatwohnungen von Mitarbeitenden, die für den Notdienst genutzt werden. Diese müssen nicht beim RCVS registriert werden, aber die Aufzeichnung muss existieren und in Ihren Haupträumen vorgehalten werden.</td> </tr> </table> Keine Panik, wenn Ihre Zahlen nicht exakt übereinstimmen. Kleine Abweichungen durch Totraum in Kanülenansatz und Spritze sind zu erwarten, und Prüfer wissen das. Entscheidend ist, dass Sie regelmäßig kontrollieren, Auffälligkeiten nachgehen und Ihre Feststellungen dokumentieren.

Worauf Sie bei Ihrer Software achten sollten

Die meisten Praxen brauchen kein separates Bestandsmanagement-Produkt. Sie brauchen ein Praxismanagementsystem, das die Aufgabe richtig erledigt. Das sind die Funktionen, die den Unterschied machen:

• Bestände werden bei der Abrechnung eines Artikels automatisch ausgebucht, sodass Ihre Zahlen stimmen, ohne dass jemand nachpflegt
• Chargen- und Verfallsdatenverfolgung, sodass das System Ihnen meldet, was demnächst abläuft, statt dass es jemand bei der Inventur entdeckt
• Mindestbestände je Produkt, mit Hinweis oder automatischer Bestellung, sobald der Bestand diesen Wert erreicht
• Verbrauchsauswertungen mit ausreichender Detailtiefe, um diese Mindestbestände aus echten Zahlen abzuleiten, einschließlich saisonaler Nachfrageverschiebungen
• Eine Anbindung an Ihre Großhändler, sodass Bestellen nicht bedeutet, alles erneut in eine separate Website einzutippen
• In die Behandlung integrierte Abrechnung, sodass ein Medikament in dem Moment auf die Kundenrechnung wandert, in dem Sie es verwenden
• Eine Gesamtübersicht über alle Standorte, wenn Sie mehrere betreiben, einschließlich der Umlagerung zwischen ihnen

Der vorletzte Punkt ist der wichtigste, und er ist derjenige, den ein separates Bestandsmanagement-Tool nicht lösen kann. Ein eigenständiges System kann Ihnen sagen, was in Ihren Regalen steht. Nur das System, das Ihr Team ohnehin während der Behandlung nutzt, kann verhindern, dass ein Produkt verwendet wird, ohne dass es jemand abrechnet. Lupa bildet das Bestandsmanagement im selben System ab, das auch Patientenakten, Abrechnung und Zahlungen enthält, und die KI markiert Artikel, die während einer Behandlung verwendet, aber nicht auf die Rechnung gesetzt wurden. Bringen Sie Ihr Bestandsmanagement unter Kontrolle Lupa führt Bestände, Abrechnung und Patientenakten in einem System zusammen, sodass Artikel bei der Verwendung abgerechnet werden und die Bestände korrekt bleiben, ohne dass jemand eine Tabelle pflegt. Preise von Lupa ansehen.