Alles, womit Ihre Praxis arbeitet, in einem System.

Erinnerungen entstehen automatisch, wenn eine Impfung oder Behandlung gegeben wird, und jede Erinnerungsart hat eigene Zeitpunkte und Texte je Kanal. Die geplanten Erinnerungen eines Tieres stehen in seiner Akte. Für Kunden ohne E-Mail lassen sich Erinnerungen auch als Brief drucken.

Mit der Lupa App für iOS und Android buchen Kunden Termine, chatten mit der Praxis und sehen die anstehenden Termine, Impfungen, Erkrankungen und Verschreibungen ihres Tieres. Laborergebnisse erscheinen erst, wenn der Tierarzt sie geprüft hat.

Einverständniserklärungen entstehen aus Vorlagen, in die die Daten von Kunde, Tier und Praxis eingesetzt werden, und beim Bearbeiten sehen Sie eine Vorschau als A4-Seite. Formulare gehen per E-Mail, SMS oder WhatsApp raus oder werden über einen QR-Code auf einem Tablet in der Praxis unterschrieben. Jedes Formular steht am Termin und in den Dokumenten des Tieres als gesendet oder unterschrieben.

Wiederkehrende Termine laufen über eine feste Anzahl von Terminen oder ohne Enddatum weiter. Wer einen davon ändert oder absagt, wird gefragt, ob nur dieser Termin oder dieser und alle folgenden geändert werden sollen.

Die Kartenansicht zeigt jeden Besuch an der Adresse des Kunden, farbig nach Terminart, mit den Details des Besuchs beim Darüberfahren. Sie ist für Fahrpraxen, Nutztier- und Pferdepraxen gemacht, die einen Tag unterwegs planen.

Das Flow Chart ordnet die Termine des Tages in Spalten nach Status, und die Praxis legt fest, welche Status angezeigt werden. Abgeschlossene Termine, die noch bezahlt werden müssen, sind umrandet, damit niemand ohne Bezahlung geht.

Jede online angebotene Terminart kann nichts, eine Anzahlung oder den vollen Betrag verlangen, zum Beispiel eine Anzahlung bei Operationen und den vollen Betrag beim ersten Termin neuer Kunden. Bezahlt wird über Lupa Pay, und der Betrag bleibt beim Termin, bis dieser abgerechnet wird.

Jede Terminart kann eine Mindestvorlaufzeit für Online-Buchungen haben. Online-Buchungen können auf die Bestätigung durch das Team warten oder direkt in den Terminkalender gehen.

Die Praxis entscheidet, welche Felder im Online-Anmeldeformular erscheinen und welche Pflicht sind. Praxen können auch die Voranmeldung allein einschalten, sodass sich neue Kunden vor der Buchung registrieren.

Die Suche findet Kunden, Tiere, Rechnungen und Termine nach Name, Telefonnummer oder Referenznummer. Neben jedem Ergebnis stehen die häufigsten Aktionen, sodass der Empfang eine Zahlung annehmen, einen Patienten anmelden oder eine Rechnung erstellen kann, ohne erst die Akte zu öffnen. Ein Menü listet alle Tastenkürzel auf.

Praxen verbinden die WhatsApp-Business-Nummer, die sie schon nutzen, und die Chats der letzten sechs Monate werden in Lupa übernommen. Erinnerungen, Kampagnen und Antworten an Kunden können alle über WhatsApp gehen, mit Nachrichtenvorlagen für die Zeit nach dem 24-Stunden-Antwortfenster.

Praxen fügen ihre eigene E-Mail-Domain hinzu und verifizieren sie, sodass Erinnerungen, Rechnungen und Kampagnen von ihrer eigenen Adresse kommen. E-Mail-Vorlagen und Signaturen werden in Lupa verwaltet.

Telefonate, Gespräche vor Ort und andere Kontakte lassen sich beim Kunden festhalten, damit die nächste Person, die mit ihm spricht, weiß, was besprochen wurde.

Jeder Kunde kann mehrere Kontaktpersonen mit eigenen Telefonnummern und E-Mail-Adressen haben. Auch an Tieren lassen sich weitere Personen hinterlegen, etwa Miteigentümer, Trainer und überweisende Tierärzte, jeweils mit eigenen Berechtigungen.

Wenn sich ein Kunde mit der Vorgeschichte aus seiner alten Praxis anmeldet, liest Lupa das Dokument und füllt die Daten von Kunde und Tier aus, damit das Team sie prüft, bevor etwas gespeichert wird.

Praxen bauen Fragebögen aus Text-, Langtext-, Auswahl- und Ankreuzfragen, legen für jede fest, ob sie Pflicht ist, und wählen, bei welchen Terminarten sie erscheinen. Kunden beantworten sie bei der Online-Buchung. Die Antworten stehen am Termin, damit das Team sie vor dem Besuch lesen kann.

Praxen schreiben Hinweise, etwa zur Nüchternheit vor einer Operation, und verknüpfen sie mit einer oder mehreren Terminarten oder machen sie zum Standard für alle. Die Buchungsbestätigung und die Erinnerungs-E-Mails enthalten die Schaltfläche „Hinweise vor dem Termin ansehen“, die eine Seite mit dem Praxislogo öffnet.

Ist die Online-Absage eingeschaltet, sehen angemeldete Kunden im Buchungsportal neben jedem anstehenden Termin die Schaltfläche „Absagen“ und bestätigen die Absage, bevor sie gilt. In den 24 Stunden vor Beginn ist die Schaltfläche gesperrt, mit der Bitte, die Praxis anzurufen. Kunden erhalten eine Bestätigung der Absage.

Das Buchungsportal ist zugleich ein Kundenportal im Browser, ganz ohne App. Jedes Tier hat ein Profil mit Reitern für Termine, medizinische Einträge wie Impfungen sowie Floh- und Wurmbehandlungen, Verschreibungen mit verbleibenden Wiederholungen und Anweisungen, und die Daten des Tieres. Auf derselben Seite können Kunden ein Tier hinzufügen oder einen Folgetermin buchen.

In der Lupa App zeigt die Seite zum Vorsorgeplan jedes Tieres den aktiven Plan mit Preis und Verlängerungsdatum, die Ersparnis in diesem Jahr aus Planleistungen und Rabatten und jede Leistung im Plan. Ein Tipp auf eine Leistung zeigt, wann sie genutzt wurde, und eine Schaltfläche zum Buchen.

Eine Einstellung blendet die Praxisadresse im Buchungsportal, in E-Mails an Kunden und in der Lupa App aus. Auf Verschreibungen, Rechnungen und Abgabeetiketten steht sie weiterhin, wo das Gesetz sie verlangt.

Eine Blockzeit hat einen Titel, eine Farbe, die Teammitglieder und den Raum, für die sie gilt, und Datum und Uhrzeit. Sie kann täglich oder alle ein bis vier Wochen an gewählten Tagen bis zu einem Enddatum wiederkehren. Als belegt markierte Blockzeiten sperren die Online-Buchung für die eingetragenen Personen.

Beim Speichern eines Termins prüft Lupa auf doppelt gebuchte Mitarbeiter und Räume und auf Termine außerhalb der Arbeitszeit des Teammitglieds oder der Öffnungszeiten der Praxis. In einer Praxisgruppe prüft Lupa auch, ob der Tierarzt schon an einem anderen Standort gebucht ist, und nennt Standort und Uhrzeit. Der Empfang kann abbrechen oder trotzdem fortfahren.

Termine, die ein Teammitglied an einem anderen Standort der Praxisgruppe hat, erscheinen im Kalender dieses Standorts als Block „Gebucht“ mit dem Namen des anderen Standorts. Eine Einstellung auf Unternehmensebene legt fest, ob andere Standorte alle Details sehen oder nur, dass die Zeit belegt ist.

Im Flow Chart zeigt jeder angemeldete Termin die Uhrzeit der Anmeldung und die Wartezeit in Minuten, gezählt ab der Anmeldung oder dem gebuchten Beginn, je nachdem, was später ist. Der Balken wird nach 10 Minuten gelb und nach 20 Minuten rot, damit das Team sieht, wer am längsten wartet.

Das Rechtsklickmenü im Kalender setzt einen Termin auf den nächsten oder einen beliebigen Status, öffnet oder bearbeitet ihn, erstellt die Rechnung und erfasst eine Zahlung oder Anzahlung. Es öffnet auch den Kunden oder das Tier und erfasst das heutige Gewicht, ohne den Kalender zu verlassen. Die meisten Aktionen haben ein Tastenkürzel mit einer Taste.

Die Datumsauswahl des Kalenders hat Kurzwahlen für 14, 21 und 28 Tage ab heute, jeweils mit dem Datum, auf dem sie landen. So ist schnell ein Termin für die Nachkontrolle nach zwei oder vier Wochen gefunden, solange der Kunde noch am Empfang steht.

Ein Schalter in den Kalendereinstellungen blendet die Spalten von Teammitgliedern und Räumen aus, die an den angezeigten Tagen laut Dienstplan nicht verfügbar sind. Er lässt sich als Teil einer Kalenderansicht speichern.

Praxen schreiben ihre eigene Nachricht für außerhalb der Öffnungszeiten, bis zu 500 Zeichen, und Lupa sendet sie, wenn sich ein Kunde außerhalb der Öffnungszeiten meldet. Auf derselben Einstellungsseite wählt die Praxis die Standardzuständigen, damit jede neue Unterhaltung bei bestimmten Personen landet, etwa beim Empfang. Wieder geöffnete Unterhaltungen behalten ihre Zuständigen.

Das Team legt benannte Kanäle an, etwa OP oder Empfang, und schickt Direkt- oder Gruppennachrichten an Kollegen, auch an andere Standorte der Praxisgruppe. Nachrichten kommen in Echtzeit, mit Zählern für Ungelesenes und @-Erwähnungen, und wichtige Nachrichten lassen sich anheften. Kanäle können umbenannt, um Mitglieder ergänzt oder gekürzt und archiviert werden, ohne dass Nachrichten verloren gehen.

Jeder Kunde hat zwei Sätze von Kanaleinstellungen: Werbung und Nachrichten aus berechtigtem Interesse, etwa medizinische Hinweise. Beide lassen sich für E-Mail, SMS, Post und WhatsApp ankreuzen, und ist Werbung nicht angekreuzt, hat der Kunde nicht eingewilligt. Kampagnen-Zielgruppen lassen sich danach filtern, wer für einen Kanal in Werbung eingewilligt hat und wer nicht. Die Einstellungen zum berechtigten Interesse zu ändern, braucht eine eigene Berechtigung.

Jede Praxis legt ihre Standardnachrichten zu Terminen fest: eine Bestätigung bei der Buchung, zwei Erinnerungen eine gewählte Zahl von Tagen vorher und eine Nachricht eine festgelegte Zahl von Tagen danach. Jede lässt sich ein- oder ausschalten und per E-Mail, SMS oder WhatsApp senden, mit eigenem Text. Hat ein Termin Hinweise vor dem Termin, bekommt die Bestätigungs-E-Mail eine Schaltfläche, um sie anzusehen.

Die Kundenseite listet alles, was an diesen Kunden ging, mit Datum, Kanal, Absender, Anlass und Zustellstatus, sodass eine fehlgeschlagene Erinnerung sofort auffällt. Jeder Eintrag öffnet die ganze Nachricht mit allen Anhängen, etwa einer Rechnung als PDF. Eine Übersicht für die ganze Praxis listet die Kommunikation aller Kunden, mit Filtern nach Kanal, Anlass, Status und Datum.

Praxen verbinden Konten von Microsoft Outlook oder Gmail, und in Lupa geschriebene E-Mails gehen über sie raus. Outlook-Aliasse und geteilte Postfächer können als Absender dienen, und eine Adresse lässt sich als Standardabsender der Praxis festlegen. Größere Praxisgruppen können die App-Authentifizierung von Microsoft 365 nutzen, verwaltet in den Unternehmenseinstellungen.

Wurde ein Tier doppelt angelegt, wählt das Team die Akte, in die es zusammengeführt wird, und sieht beide nebeneinander. Bei jeder abweichenden Angabe, etwa Rasse, Kastration, Mikrochip oder Versicherung, klickt es den Wert an, der bleiben soll. Die doppelte Akte wird archiviert, und alle Einträge wandern mit der ganzen Krankengeschichte hinüber. Doppelte Kunden lassen sich genauso zusammenführen.

Ein Tier lässt sich aus seiner Akte an einen anderen Kunden übertragen. Die Krankengeschichte geht mit, während Rechnungen, Kostenvoranschläge, Versicherungsanträge, Verschreibungen, Dokumente, Termine und Aufgaben bei den bisherigen Besitzern bleiben. Aktive Vorsorgepläne gehen automatisch an die neuen Besitzer über.

Bevor ein Tier als verstorben markiert wird, zeigt Lupa, wie viele anstehende Termine abgesagt werden, und listet sie auf. Mit der Bestätigung werden diese Termine abgesagt und die Erinnerungen des Tieres gestoppt. Die Besitzer bekommen keine Absage per E-Mail oder SMS.

Praxen legen eigene Schlagwörter mit Name, Farbe und Beschreibung an und wählen, ob sie für Tiere, Kunden, Produkte, Leistungen oder Rechnungen gelten. Ein Schlagwort kann öffentlich oder intern sein. Schlagwörter lassen sich in großer Zahl auf einmal vergeben, zusammenführen und in einer Praxisgruppe von einem Standort auf das ganze Unternehmen übertragen.

Die Suche hat einen erweiterten Bereich mit eigenen Feldern für Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse und Referenz des Kunden sowie Name und Rasse des Tieres. Die Felder lassen sich kombinieren, sodass Nachname und Rasse zusammen die Ergebnisse auf den richtigen Haushalt eingrenzen. Aktive Filter bleiben als Chips sichtbar und lassen sich einzeln entfernen.

Sind Überweisungen eingeschaltet, melden sich überweisende Tierärzte auf Ihrer Überweisungsseite an und registrieren ihre Praxis. Jede Praxis hat eine eigene Seite mit Kontakt- und Rechnungsdaten, den überwiesenen Kunden und Tieren, ihren Terminen und einem Kontostand. Kunden lassen sich mit der Praxis verknüpfen, die sie überwiesen hat.

Jede Kundenakte hat ein Feld „Wie sie uns gefunden haben“ mit Optionen wie Google-Suche, Social Media und Empfehlung durch Freunde oder Kollegen, oder freiem Text. Die Online-Anmeldung stellt immer dieselbe Frage. Die Antwort steht bei den Kundendaten und als Spalte „Empfehlungsquelle“ in den Kundenauswertungen.

Unter dem Befund-Editor schlägt Lupa Diagnosen und medizinische Highlights vor, je nachdem, was geschrieben wurde. Übernommene Vorschläge kommen zu den medizinischen Highlights des Tieres.

Lupa speichert DICOM-Studien Ihrer Geräte beim Tier und beim Bildgebungsauftrag, mit einem Viewer für jede Studie. Eine Studie lässt sich über einen Link teilen, der nach 30 Tagen abläuft, auf Wunsch mit einer Begrenzung der Aufrufe.

Das Zahnschema erfasst Befunde wie Zahnstein, Gingivitis, Parodontitis, Taschentiefen und Extraktionen an jedem Zahn. Ein neues Schema übernimmt die fehlenden Zähne aus dem letzten, und fertige Schemata werden abgezeichnet.

Automatisierungen verknüpfen Produkte und Leistungen mit dem, was bei ihrer Abrechnung passieren soll. Wird zum Beispiel eine Impfung abgerechnet, kommt sie in die Vorsorge des Tieres, das nächste Fälligkeitsdatum wird gesetzt und die Erinnerung geplant.

Die Krankengeschichte des Tieres wird als ein PDF exportiert, nach Datum filterbar, mit Laborberichten und Bildern, sodass sie für eine Überweisungspraxis, eine Versicherung oder den Kunden für sich allein steht.

Tierakten umfassen Pferde und Nutztiere ebenso wie Heimtiere, mit Optionen wie Stute, Hengst und Wallach, dem Standort des Tieres, what3words-Adressen und einer Karte.

Eine Verschreibung kann eine Zahl von Wiederholungen bis zu einem festen Datum erlauben, und jede Wiederholung wird als ausgegeben oder nicht ausgegeben gelistet, mit eigenem Dosierungsetikett. Lupa warnt, wenn mehr Wiederholungen angelegt werden, als die Verschreibung erlaubt. Der Tierarzt kann ein Datum für die nächste Wiederholung setzen, um den Kunden an die Nachbestellung zu erinnern, und eine Nachricht senden, dass das Medikament abholbereit ist.

Jedes Produkt kann benannte Dosierungen haben, zum Beispiel nach Gewichtsklasse, angelegt im Produktformular. Beim Verschreiben erscheinen sie in einer Auswahl über den Anweisungen, und eine Auswahl füllt die strukturierte Dosis und die Menge aus. Wird die Dosis von Hand geändert, springt die Auswahl auf „Individuell“.

In den Druckeinstellungen legen Sie Breite und Höhe des Dosierungsetiketts in Millimetern fest, seine Ränder, die Schriftgrößen für Etikett und Dosierung und die Größe des QR-Codes. Eine Live-Vorschau zeigt ein Etikett mit Warnstreifen, Patient, Kunde, Produkt, Menge, Dosierung, Charge und Verfallsdatum sowie Praxis und verschreibendem Tierarzt.

Ein Abgabebeleg lässt sich aus einer Rechnung drucken oder per E-Mail senden. Er listet die abgegebenen Produkte mit den Anweisungen jeder Verschreibung, einen etwaigen Grund für eine Umwidmung und Wartezeiten, den Tierarzt und die Befunde der Behandlung. Titel, Abschnitte, Detailfelder und Tabellenspalten legt die Praxis in den Dokumentlayouts fest, und Zahlungsbedingungen können ein eigenes Layout haben.

Automatisierungen können das Tier anpassen, wenn bestimmte Produkte oder Leistungen abgerechnet werden: es als kastriert markieren oder als verstorben. Wird ein Tier als verstorben markiert, werden auch seine anstehenden Termine und Erinnerungen abgesagt, ohne die Besitzer zu benachrichtigen.

Der Infusionsplan berechnet den Erhaltungsbedarf aus dem Gewicht des Patienten, addiert das Defizit aus dem Grad der Dehydratation über die gewählte Dauer und laufende Verluste und gibt die Rate pro Stunde aus.

Jeder Messwert auf dem Behandlungsblatt hat ein Diagramm seiner Werte während des Aufenthalts, das sich mit jedem neuen Wert aktualisiert.

Der Pflegeplan eines stationären Patienten für einen Tag lässt sich auf den nächsten Tag kopieren und dann anpassen.

Erledigte Behandlungen, Medikamente und Eingriffe kommen auf die Rechnung der Aufnahme, sobald sie erfasst sind, sodass die Rechnung bei der Entlassung fertig ist.

Jede Aktion im Planer lässt sich wiederholen, alle so und so viele Minuten, Stunden oder Tage. Die Serie endet nach einer Anzahl von Wiederholungen oder nach einer festen Dauer, und eine Zusammenfassung wie „Läuft alle 4 Stunden, 6 Mal“ bestätigt sie. Eine Serie lässt sich ab einem Zeitpunkt bearbeiten oder ganz neu anlegen, und bereits gegebene Dosen bleiben, wie sie sind.

Neben dem Raster hat der Aktionsplaner eine Zeitachse, die jede Aktion nach Uhrzeit listet. Erledigte Aktionen zeigen, wer sie wann erledigt hat, überfällige sind rot und zeigen, wie spät sie sind, und bald fällige sind gelb oder blau. Aktionen lassen sich direkt in der Zeile erledigen, erfassen, bearbeiten oder löschen.

Ein Dialog sammelt die Befunde und internen Notizen der Aufnahme, die Notizen an jedem Medikament, Messwert, jeder Infusion und Aktivität, und die Notizen aus verknüpften Terminen wie einer OP. Jeder Eintrag zeigt Uhrzeit, einen erfassten Wert und wer ihn geschrieben hat, und Notizen lassen sich aus der Liste bearbeiten.

Jede Aufnahme durchläuft die Status Bestätigt, Aufgenommen, In Bearbeitung, Bereit zur Entlassung, Entlassen und Abgeschlossen. Status, Tierarzt und Raum haben jeweils einen Verlauf mit jeder Änderung, wann sie passierte und wer sie vorgenommen hat. Der Kopf der Aufnahme zeigt auch, der wievielte Tag des Aufenthalts es ist.

Im Menü eines Termins öffnet „In Aufnahme umwandeln“ eine neue Aufnahme für dieses Tier mit eingetragener Startzeit und verknüpft den Termin mit ihr. Ist das Tier schon aufgenommen, bietet Lupa an, den Termin stattdessen mit der bestehenden Aufnahme zu verknüpfen.

Praxen legen Aufnahmearten mit Name, Dauer in Tagen und Protokoll an. Wer bei der Aufnahme eine Art wählt, setzt damit das geplante Enddatum und sieht eine Vorschau des Pflegeplans. Enthält das Protokoll Termine, etwa eine OP, wird jeder nach der Aufnahme einzeln geprüft und bestätigt.

Die Ansicht der offenen Posten gruppiert offene Rechnungen nach Kunde und ordnet sie nach Alter von 0 bis über 90 Tage. Mahnungen gehen an alle ausgewählten Kunden auf einmal, und Kontoauszüge lassen sich an jeden Kunden senden.

Kontoarten legen die Zahlungsbedingungen eines Kunden fest, mit Verzugsgebühren und Skonto, wo Sie sie nutzen. Jede Kontoart kann ihr eigenes Rechnungslayout haben.

Im Layout-Editor wählen Sie, welche Spalten auf Rechnungs-PDFs erscheinen, in welcher Reihenfolge und welche Abschnitte dazugehören, mit Live-Vorschau.

Preise lassen sich mit oder ohne MwSt. festlegen, und Steuersätze können Nachkommastellen haben, wo ein Land sie braucht.

Gutschriften, Erstattungen und Gutscheine werden zu Rechnungen ausgestellt, mit der richtigen MwSt. für jede Art.

Pakete bündeln die Leistungen und Produkte für einen Eingriff oder eine Behandlungsserie, mit Positionen, die gesperrt, standardmäßig angehakt und mit einem Namen für Kunden versehen sein können. Ein ausgelaufenes Produkt lässt sich in allen Paketen auf einmal ersetzen.

Ein Sperrdatum blockiert Zahlungen, Erstattungen, Anzahlungen und Abschreibungen im abgeschlossenen Zeitraum.

Lupa protokolliert jede Änderung an Kundentransaktionen, einschließlich Zahlungen und Rechnungen.

Der Kassenabschluss summiert die Zahlungen des Tages nach Zahlungsart, damit die Kasse geprüft und geschlossen werden kann, und lässt sich als PDF exportieren.

Offene Rechnungen lassen sich aus der Liste der offenen Posten oder den Transaktionen des Kunden abschreiben, Position für Position mit Notizen. Das Formular zeigt, was berechnet, was bezahlt wurde und welche Zahlungen noch zuzuordnen sind. Lupa warnt, bevor eine Forderung unter sechs Monaten abgeschrieben wird, und Abschreibungen brauchen eine eigene Berechtigung.

Anzahlungen, nicht verbrauchte Zahlungen und Gutschriften stehen als Guthaben auf dem Konto des Kunden. Mit „Guthaben zuordnen“ wählen Sie, welches Guthaben in welcher Höhe welche offenen Rechnungen begleicht. Beim Kassieren erinnert Lupa daran, wenn der Kunde schon Guthaben hat.

Die Kundenkarte zeigt den Kontostand in Rot, Grün oder Blau für offen, im Guthaben oder ausgeglichen. Am Termin listet eine Aufschlüsselung offene Rechnungen, Guthaben, den offenen Betrag, noch nicht abgeschlossene Rechnungsentwürfe und die Gesamtsumme.

Wer die Berechtigung für die Abrechnungssperre hat, kann ein Konto im Kundenformular sperren. Der Kunde wird dann mit einem Warnsymbol markiert, und neue Termine und Rechnungen sind blockiert, bis die Sperre aufgehoben ist.

Praxen ordnen in den DATEV-Einstellungen Erlös-, Zahlungs-, Debitoren- und Aufwandskonten zu und exportieren dann jeden Zeitraum im Geschäftsjahr als ZIP mit Buchungen, Kontenbeschriftungen und einer Kontenreferenzliste. Frühere Exporte bleiben zum Herunterladen verfügbar, und Lupa listet alles auf, was einen Export verhindern würde, etwa eine fehlende Kontenzuordnung.

Der Kopf der Rechnung zeigt den verantwortlichen Tierarzt und die Initialen aller Behandelnden, die Positionen zugewiesen sind. Wer im Menü der Behandelnden ein Teammitglied wählt, setzt es nach einer Bestätigung als zuständig für jede Position. Behandelnde zu ändern, braucht eine eigene Berechtigung.

Jede Leistung und jedes Produkt auf einer Rechnung lässt sich über das Menü der Position einem Teammitglied zuordnen. Umsatzberichte rechnen den Umsatz der Position dieser Person zu, was in den Umsatz pro Mitarbeiter und die Team-Rangliste im Reporting einfließt.

Praxen legen ihre eigenen Abteilungen in den Einstellungen an und archivieren solche, die sie nicht mehr nutzen. Jede Rechnung kann im Kopf eine Abteilung bekommen. Der Bericht der Rechnungspositionen enthält die Abteilung, sodass sich der Umsatz danach aufteilen lässt.

Jedes Abonnement eines Vorsorgeplans hat ein Aktivitätsprotokoll nach Tagen: eingezogene Zahlungen, fehlgeschlagene Einzüge mit dem Grund der Bank, Kartenwechsel, Nachrichten und Zahlungslinks an den Kunden, Erstattungen und Abschreibungen, und wer den Plan warum pausiert hat. Ein Banner oben erklärt offene Beträge oder eine aktive Pause, mit einem Link zur offenen Rechnung. Das Protokoll lässt sich nach Art filtern.

Eine Pause stoppt die Abrechnung und friert die Leistungen ein, bis der Plan fortgesetzt wird, und beim Fortsetzen kommen die bezahlten Tage zurück, die noch übrig waren. Nach wiederholt fehlgeschlagenen Einzügen pausiert Lupa einen Plan auch selbst, und jede Pause hält fest, wer sie gesetzt hat. Ein Plan endet sofort oder zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums, mit erfasstem Kündigungsgrund.

In der Liste der Abonnenten eines Plans kann das Team mehrere Abonnements auswählen und pausieren oder fortsetzen, ihre Verlängerung kündigen, ausstehende Anmeldungen stornieren, sie in einen anderen Plan verschieben oder eine Anfrage nach wiederkehrenden Zahlungsdaten senden. Zeilen, für die eine Aktion nicht gilt, werden übersprungen und vorher aufgelistet.

Braucht ein Plan Zahlungsdaten, kann das Team dem Kunden einen QR-Code zeigen, der die Zahlungsseite auf seinem Smartphone öffnet, oder den Link per E-Mail und SMS senden. Dort hinterlegt der Kunde eine Karte, und der Plan zieht ab dann automatisch ein. Einladungen können auch an viele Abonnenten auf einmal gehen.

Die Kundenseite listet die Karten, die ein Kunde über Lupa Pay gespeichert hat, mit den letzten vier Ziffern, Name, Ablaufdatum und den Vorsorgeplänen, mit denen jede Karte verknüpft ist. Abgelaufene Karten sind markiert. Das Team kann dem Kunden einen Link für eine neue Karte senden, und beim Entfernen einer Karte warnt Lupa, welche Planeinzüge dadurch pausieren.

Bestellungen gehen aus Lupa an Großhändler wie Heiland, erstellt aus vorgeschlagenen Nachbestellmengen. Lieferungen werden Zeile für Zeile eingebucht, mit Chargennummern, Verfallsdaten und Lagerorten, und die Einkaufspreise werden aktualisiert.

Bei der Inventur wird jeder Lagerort gezählt, und Lupa zeigt die Abweichung vom erwarteten Bestand. Bestand lässt sich zwischen Lagerorten und zwischen Praxen einer Praxisgruppe umbuchen.

Aufgaben haben eine Priorität, eine Kategorie, eine Fälligkeit und eine oder mehrere zuständige Personen und sind mit dem Kunden, dem Tier oder dem Eintrag verknüpft, um den es geht. Die Aufgabenliste lässt sich nach Ersteller, Praxis, Priorität und Kategorie filtern.

Praxisgruppen verwalten jede Praxis von einer Unternehmensebene aus, mit Berichten, die Standorte vergleichen, und Einstellungen, die für die ganze Gruppe gelten. Das Team kann an mehreren Standorten arbeiten, und Bestand kann zwischen ihnen wandern.

Rollen legen fest, was jedes Teammitglied sehen und tun kann, etwa Einkaufspreise und Aufschläge sehen, Rechnungen abschließen oder Inventuren abschließen. Wird ein Teammitglied archiviert, fragt Lupa, wer seine künftigen Termine übernimmt.

Das Lupa-Team übernimmt beim Wechsel Kunden, Tiere, Krankengeschichten, Termine, Rechnungen und Bestand aus der bisherigen Praxissoftware.

Jeder Nutzer kann die Anzeigegröße von 80 % bis 110 % einstellen.

Ändert jemand eine Bestandsmenge, fragt Lupa nach einem Grund: Korrektur, kaputt oder beschädigt, abgelaufen, fehlend oder verloren, vernichtet, neuer Bestand, Eigenverbrauch oder Sonstiges, mit optionalen Notizen. Der Grund ist Pflicht, außer die Rolle darf Bestand ohne Grund ändern. Inventuren fragen bei jeder Zählung, die vom erwarteten Bestand abweicht, nach einem Grund, und die Gründe stehen im Bestandsverlauf.

Jede Änderung am Bestand wird als Bewegung protokolliert: Verkäufe auf Rechnung und Stornos, Wareneingänge, Inventuren, Umbuchungen hinein und hinaus, manuelle Korrekturen und abgelaufene oder archivierte Chargen. Jede Zeile zeigt die Mengenänderung, den Bestand danach, Lagerort, Charge, Grund, Mitarbeiter und die verknüpfte Rechnung, Bestellung oder Umbuchung. Sie lässt sich filtern und um Daten zu Kunde und Tier ergänzen.

Der Bericht „Bestandsbewertung“ listet den Bestand nach Produkt, Lagerort, Charge und Verfallsdatum, mit Menge, aktuellem Einkaufspreis und Wert sowie Verkaufspreis und Wert. Wählen Sie einen Stichtag, um den Wert am Ende dieses Tages zu sehen, zum Beispiel zum Monats- oder Jahresende. Der Bericht läuft für einen Standort oder das ganze Unternehmen.

Leistungen wie eine Abgabegebühr oder Injektionsgebühr lassen sich mit einem Produkt oder einer seiner Verkaufsvarianten verknüpfen. Kommt das Produkt auf eine Rechnung, kommen die verknüpften Leistungen mit, damit keine Gebühr vergessen wird. Vorsorgepläne können wählen, ob ihre Leistungen auch verknüpfte Leistungen rabattieren.

Berichtstabellen zu Rechnungen, abgerechneten Positionen, Zahlungen, Bestand, Kunden und Tieren lassen sich mit ihren Filtern und Spalten speichern. Jeder Bericht ist privat oder mit der ganzen Praxis geteilt, und Berichte auf Unternehmensebene sind mit jedem Standort der Gruppe geteilt. Jeder Bericht lässt sich als CSV-Datei exportieren.

Der Reiter „Team“ im Reporting zeigt den Umsatz pro Tierarzt, den Umsatz pro Arbeitsstunde und die Auslastung, also gebuchte Terminminuten gegen geplante Stunden laut Dienstplan. Jede Zahl wird mit dem Vorzeitraum und demselben Zeitraum im Vorjahr verglichen und öffnet die Einträge dahinter. Darunter steht eine Rangliste des Teams.

Der Reiter „Medizin“ im Reporting zeigt die Impfquote, den Anteil aktiver Tiere mit einem künftigen Impftermin, und die Floh- und Wurmquote, den Anteil, dessen Vorsorgeplan nicht überfällig ist. Beide werden mit dem Vorzeitraum und demselben Zeitraum im Vorjahr verglichen.

Das Reporting zeigt die Startzeiten der Termine als Heatmap über die Öffnungszeiten der Praxis. Die Zeilen lassen sich auf Wochentag, Tag des Monats oder Monat stellen, was hilft, Dienstpläne und Behandlungszeiten um die Stoßzeiten herum zu planen.

Für ein Betäubungsmittel in der Bestandsliste erstellt Lupa die BTM-Liste für einen Berichtszeitraum, ab dem Ende der letzten Liste. Frühere Listen bleiben mit Karteikartennummer und Zeitraum erhalten und lassen sich erneut herunterladen, die neueste auch neu erstellen.

Praxismanager können die automatische Abmeldung einschalten und wählen, wie viele Minuten ohne Aktivität erlaubt sind. Eine Minute vor Ablauf sieht der Nutzer einen Countdown und bleibt angemeldet, wenn er die Maus bewegt oder eine Taste drückt.

API-Schlüssel werden in den Unternehmenseinstellungen angelegt, jeweils nur lesend oder lesend und schreibend. Ein Schlüssel kann als benanntes Teammitglied handeln, sodass Anfragen dessen Berechtigungen haben und ihm zugeordnet werden. Jeder Schlüssel zeigt, als wer er handelt und wann er zuletzt genutzt wurde, und lässt sich deaktivieren. Die Dokumentation steht unter developers.lupapets.com.

Ein Raster aus Terminarten und Teammitgliedern legt fest, wer wofür qualifiziert ist, filterbar nach Rolle. Wird jemand für eine Terminart gebucht, für die er nicht angehakt ist, zeigt Lupa eine Warnung, und die Personenauswahl markiert ihn als nicht qualifiziert. Die Online-Terminbuchung bietet nur qualifizierte Teammitglieder an.

Der Dienstplan wechselt zwischen Team und Räumen. Räume bekommen wiederkehrende Schichten wie das Team, etwa eine OP-Liste im OP oder einen TFA-Termin in Behandlungsraum 2. Lupa warnt, wenn ein Raum zu dieser Zeit schon eine Schicht hat oder ein Teammitglied schon in einem anderen Raum eingeplant ist.

Jeder Tag kann mehrere Öffnungszeiten haben, zum Beispiel um eine Mittagspause herum, oder ausgeschaltet sein. Benannte Feiertage schließen die Praxis an diesem Datum. Online-Terminbuchung, der Dienstplan und der KI-Telefonassistent richten sich nach diesen Zeiten.

Lupa fasst die Krankengeschichte des Tieres in Erkrankungen, aktuelle Medikamente und Impfstatus zusammen, mit Links zu den Einträgen, aus denen sie stammt.

Statt eine Vorlage von Grund auf zu schreiben, kann die Praxis Lupa Notes Beispiele ihrer eigenen Befunde geben, aus denen es eine baut.

Stellen Sie Jerry eine Frage, etwa ob ein Problem schon einmal notiert wurde, und Jerry liest den ganzen Text jedes lesbaren Dokuments in der Akte des Tieres, um zu antworten. Jerry sagt, aus welchem Dokument die Antwort stammt, und sagt es auch, wenn nichts gefunden wird. Dateien, die Jerry nicht lesen kann, etwa Fotos von Papierakten, werden als nicht lesbar aufgeführt.

Ist das Mikrofon während der Aufnahme 10 Sekunden lang still, etwa wegen des falschen Geräts oder eines stummgeschalteten Mikrofons, erscheint unter der Aufnahmeleiste eine Warnung. So fällt das Problem während der Behandlung auf statt erst, wenn die Befunde leer zurückkommen. Pausen in der Aufnahme lösen sie nicht aus.

Während Lupa Notes aufnimmt, kann der Tierarzt die gewählte Vorlage als schreibgeschützte Hilfe über dem Befund-Editor einblenden. Sie zeigt die Überschriften und Platzhalter, in die der Befund geschrieben wird, damit nichts, wonach die Vorlage fragt, in der Behandlung vergessen wird. Sie ist als reine Hilfe markiert und kommt nicht in den Befund.

Beim Schreiben oder Bearbeiten einer Lupa-Notes-Vorlage die Vorschau einschalten, eine frühere Aufnahme wählen und Befunde mit der Vorlage im aktuellen Stand erzeugen. Der Tierarzt kann die Vorlage ändern und neu erzeugen, bis die Befunde so herauskommen, wie die Praxis sie will. Vorlagen nutzen einfache Überschriften, [Platzhalter], (Anweisungen) und "wörtlichen" Text.

Jeder Termin behält seine Aufnahmen, mit wer sie wann und wie lange aufgenommen hat. Das Transkript ist nach Sprechern mit Zeitstempeln getrennt und lässt sich durchsuchen, kopieren oder als PDF herunterladen. Befunde lassen sich bei Bedarf aus einem gespeicherten Transkript neu erzeugen.

In der App für Tierhalter beantwortet Jerry Fragen zu ihren Tieren aus den Akten der Praxis: fällige Impfungen und andere Vorsorge, Verschreibungen, Gewichtsverlauf, Laborergebnisse und Termine. Jede Antwort lässt sich bewerten oder kopieren. Die App weist darauf hin, dass Jerry sich irren kann und man vor dem Handeln mit dem Tierarzt sprechen sollte.