Lupa deckt den gesamten klinischen und betrieblichen Arbeitsablauf ab – von der Buchung durch den Kunden bis zur Bezahlung und allem, was dazwischen liegt. Folgendes ist enthalten...
VON MODERNEN TIERARZTPRAXEN BEWÄHRT



















Wie Lupa Ihnen dabei hilft, Ihren Terminkalender zu füllen, sich auf den Tag vorzubereiten und dafür zu sorgen, dass Ihre Kunden immer wiederkommen.
Bieten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, über das Online-Buchungssystem von Lupa Termine zu buchen, wann immer sie möchten. Bereiten Sie sich auf Beratungsgespräche vor – beispielsweise mit einem Fragebogen vor dem Termin oder einem Anzahlungssystem.
Richten Sie eine Reihe von Erinnerungen ein: eine Bestätigungs-E-Mail bei der Buchung, eine Erinnerung 48 Stunden vorher und eine SMS am Vortag. Lupa erledigt dies automatisch für jeden Termin, jedes Mal. Kein manuelles Versenden, keine versäumten Erinnerungen, die No-Show-Rate sinkt.
Erstellen Sie Krankenversicherungen, die auf die Zielgruppe Ihrer Haustiere zugeschnitten sind. Das Spektrum reicht von Standardversicherungen für Welpen und Senioren bis hin zu Paketen für chronische Erkrankungen und einem Arthritis-Club. Verfolgen Sie die Inanspruchnahme und Nutzung – alles innerhalb des Ökosystems von Lupa. Wenn Sie Haustiere oder Kunden anmelden und diese zur versicherten Behandlung kommen, erscheint der Zuschuss auf der Rechnung und der Rabatt wird automatisch gewährt.
Bieten Sie diesen Monat Beratungsgespräche mit Pflegekräften an? Möchten Sie schon vor dem Frühling auf die Gefahren von Grassamen hinweisen? Mit den integrierten Marketingkampagnen von Lupa erreichen Sie Ihre Zielgruppen in wenigen Minuten. E-Mail-Kampagnen erfassen Öffnungen, Klicks und Bounces. KI-gestützte Telefonkampagnen rufen Kunden automatisch an, stellen Ihre Praxis vor und versuchen, einen Termin für Sie zu vereinbaren. Zu jedem Anruf gibt es eine Aufzeichnung, ein Transkript und eine Zusammenfassung.
Tierhalter laden die Lupa-App herunter und verbinden sich mit Ihrer Praxis. Über ihr Smartphone können sie Termine vereinbaren, Ihrem Team Nachrichten senden, den Impfverlauf und die Gesundheitsakten ihres Haustiers einsehen sowie die Leistungen ihres Krankenversicherungsplans überprüfen. Jede von ihnen gesendete Nachricht landet in Ihrem Kommunikations-Posteingang.
Wählen Sie einen Kunden aus (oder bauen Sie sich eine Zielgruppe von Hunderten auf) und legen Sie fest, welche Art von Termin gebucht werden soll. Der KI-Rezeptionist von Lupa ruft während der Geschäftszeiten an und stellt sich als Vertreter Ihrer Praxis vor. Er führt den Kunden durch den Buchungsvorgang und versucht, einen Termin zu vereinbaren. Jeder Versuch wird automatisch protokolliert. Sie erhalten eine Aufzeichnung, ein vollständiges Transkript und eine ein Absatz lange KI-Zusammenfassung des Gesprächsverlaufs, unabhängig davon, ob der Kunde den Anruf angenommen, abgelehnt oder nicht abgenommen hat.
Wenn der Kunde nicht antwortet, versucht Lupa es automatisch erneut – insgesamt bis zu drei Mal. Für Praxen, die Auffrischungskampagnen durchführen oder Lücken nach einer Absage schließen möchten, erreichen KI-Anrufe auch jene Kunden, die Ihre E-Mails nie öffnen.
Senden Sie die Einwilligungserklärungen vor dem Termin zu, damit die Kunden sie in Ruhe auf einem beliebigen Gerät lesen, verstehen und unterschreiben können. Da sie bereits informiert zum Termin erscheinen, verlaufen die Termine zügiger, und Ihre Tierärzte und Tierarzthelfer können sich direkt der klinischen Arbeit widmen, anstatt am Empfang Erklärungen abzugeben und Unterschriften einzuholen.
Es wirkt professionell, verfügt über elektronische Signaturen und macht Papierkram überflüssig: kein Ausdrucken, kein erneutes Einscannen, kein Zeitaufwand an der Rezeption für das Hochladen unterschriebener Formulare. Sobald die Unterlagen eingereicht werden, werden sie automatisch der Tier- und Terminakte zugeordnet.
Vom Eintreffen des Kunden bis zum Eintreten des Tierarztes.
Passen Sie Ihren Terminkalender so an, dass er so viele oder so wenige Informationen anzeigt, wie Sie möchten, und ordnen Sie ihn entsprechend den Abläufen in Ihrer Praxis an: nach Tierarzt, nach Tierarzthelfer, nach Behandlungsraum oder für das gesamte Team auf einen Blick. Wechseln Sie zwischen Tages-, Wochen- oder einer fortlaufenden Zeitleiste. Die Flussdiagramm-Ansicht führt Termine durch den Behandlungsablauf: Angekommen, In der Sprechstunde, Bereit zur Entlassung. Sie können außerdem Zeitfenster reservieren, stationäre Patienten verwalten und bei Hausbesuchsdiensten Besuche auf einer Karte eintragen.
Richten Sie Terminarten mit jeweils eigener Dauer, Farbe, Kategorie und Sichtbarkeit für die Online-Buchung ein. Legen Sie fest, welche Mitarbeiter für die Durchführung der einzelnen Terminarten qualifiziert sind. Für eine Impfberatung, eine chirurgische Aufnahme und eine Notfall-Triage können jeweils unterschiedliche Regeln gelten, sodass der richtige Termin immer an den richtigen Tierarzt weitergeleitet wird.
Wenn Sie einen Kunden aufrufen, sehen Sie dessen Haustiere, anstehende Termine, offene Rechnungen, den Kommunikationsverlauf und die abgeschlossenen Gesundheitspläne – alles an einem Ort. Sie können alternative Kontaktdaten hinzufügen, bevorzugte Kommunikationskanäle festlegen, die DSGVO-Einwilligung protokollieren und Angaben zur überweisenden Klinik hinzufügen. Die Haustierdaten enthalten Angaben zu Tierart, Rasse, Mikrochip-Nummer, Impfstatus, Gewichtsverlauf, Diagnosen sowie eine vollständige medizinische Zeitleiste.
Keine Post-its mehr. Kein Herumlaufen hinter Tierärzten in der Praxis mehr, keine Zeitverschwendung am Empfang. Weisen Sie sich und Ihren Kollegen Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, Priorität und Kategorie zu: Rezept, Laborergebnis, Versicherung, Finanzen oder Lagerbestand. Zeigen Sie diese als Liste oder nach Kategorien gruppiert an. Terminbenachrichtigungen weisen auf neue Online-Buchungen und Statusänderungen hin, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen.
Arbeitsmittel für Tierärzte und Tierarzthelferinnen im Sprechzimmer.
Die Konsultation wird aufgezeichnet, und Lupa erstellt die Notizen. Lupa Notes hört zu und transkribiert in Echtzeit, um anschließend strukturierte klinische Notizen anhand der von Ihnen gewählten Vorlage zu erstellen – sei es SOAP, „Chirurgische Notiz“, „Impfung“, „Dermatologische Nachsorge“ oder eine von Ihnen erstellte Vorlage. Die Notizen werden automatisch in den Termineintrag übernommen.
Eröffnen Sie einen Termin, und schon haben Sie alles an einem Ort: KI-Protokollierung, Diagnostik, Anhänge, Fragebögen vor dem Termin, Rechnungsstellung und die vollständige Krankengeschichte mit Suchleiste. Fügen Sie klinische Notizen mithilfe von Vorlagen oder als Freitext hinzu, erfassen Sie das Gewicht, fügen Sie Diagnosen hinzu und erstellen Sie so nach und nach eine vollständige Krankenakte. Wenn Sie Medikamente verschreiben, überprüft Lupa die Dosierung, erstellt das Abgabeetikett und verknüpft das Rezept mit der Akte des Tieres und der Rechnung – mit einem integrierten, einfachen Workflow für Wiederholungsrezepte und Kostenvoranschläge. Für stationäre Patienten ermöglicht der „Action Planner“ dem Team, Behandlungen zu planen, Vitalwerte in einem Zeitraster zu erfassen und die Übergabe zwischen den Schichten zu gewährleisten.
Dank der Anbindungen von Lupa an IDEXX, Zoetis und Laboklin können Sie interne und externe Laboruntersuchungen direkt während des Termins über eine einzige Plattform beauftragen. Wählen Sie einen Anbieter aus, legen Sie die Untersuchungen fest und senden Sie die Anfrage ab, ohne Lupa zu verlassen. Die Ergebnisse werden automatisch in die Akte des Tieres übertragen, sobald sie vorliegen. So können Sie die vollständige Krankenakte und die Laborergebnisse an einem zentralen Ort einsehen – ohne manuelle Überprüfung und ohne separate Anmeldung in einem Portal. Für die hauseigene Bildgebung erstellen Sie einen DICOM-Auftrag, der dann in der Arbeitsliste des Geräts erscheint. Sobald die Aufnahme vorliegt, wird sie im integrierten Viewer von Lupa geöffnet. Teilen Sie Röntgenbilder oder Ultraschallaufnahmen über einen sicheren, zeitlich begrenzten Link mit Kunden oder überweisenden Tierärzten.
Jerry ist der KI-Assistent, der in jede Seite von Lupa integriert ist. Fragen Sie ihn: „Gegen was wurde Bella in den letzten zwei Jahren geimpft?“ oder „Fassen Sie die letzten drei Konsultationen von Felix zusammen“, und er ruft die Antwort sofort aus der Live-Akte ab. Öffnen Sie Jerry auf einer beliebigen Tier- oder Terminseite, und die Registerkarte „KI-Tierübersicht“ erstellt eine einseitige Gesundheitsübersicht. Sie umfasst die Krankengeschichte, aktuelle Medikamente, den Impfstatus, die Parasitenbekämpfung und aktuelle Laborergebnisse, ohne dass Sie durch fünf Registerkarten scrollen müssen.
Jerry wird nie ausgeführt. Es beantwortet Fragen und liefert Informationen. Änderungen, Terminvereinbarungen und Verschreibungen werden weiterhin in Lupa vom behandelnden Arzt vorgenommen.
Laden Sie die Lupa-App auf Ihr iPhone, iPad oder Android herunter, und Sie haben die gesamte Plattform immer dabei. Für mobile Tierärzte und Hausbesuchspraxen ist dies das komplette System für unterwegs. Tragen Sie die Besuche des Tages in den Kartentagebuch ein, öffnen Sie die Patientenakte, noch bevor Sie die Tür betreten, führen Sie die Konsultation durch, stellen Sie das Rezept aus und erstellen Sie die Rechnung – alles über das Gerät in Ihrer Hand. Ein Laptop wird nicht benötigt.
In klinischen Teams können Pflegekräfte die Beobachtungsdaten stationärer Patienten direkt in der Tierpension aktualisieren, Tierärzte können zwischen den Sprechzimmern die Krankengeschichte einsehen und Empfangsmitarbeiter können den Terminkalender verwalten oder Zahlungen entgegennehmen, ohne an ihren Schreibtisch zurückkehren zu müssen. Der Terminkalender, die Kundenakten, der Sprechstunden-Workflow, der Kommunikations-Posteingang und die Rechnungsstellung lassen sich alle per Touchscreen bedienen. Es ist dasselbe Lupa, angepasst an den Bildschirm, auf dem Sie sich gerade befinden.
Vom Ende der Beratung bis zum Verlassen der Praxis durch den Kunden.
Jede Leistung, jedes Produkt und jedes Medikament, das während der Konsultation hinzugefügt wird, kann direkt in die Rechnung übernommen werden. Fügen Sie Artikel aus der Praxisbibliothek hinzu, wenden Sie Leistungspakete an, berücksichtigen Sie die Erstattungsbeträge der Krankenkassen und teilen Sie die Zahlungen auf verschiedene Zahlungsarten auf. Sobald die Rechnung fertiggestellt ist, werden die Lagerbestände automatisch aktualisiert.
Lupa Pay ist der integrierte Zahlungsabwickler von Lupa. Nehmen Sie Kartenzahlungen vor Ort über Theken- oder Handterminals entgegen oder senden Sie Ihren Kunden per E-Mail, SMS oder WhatsApp Zahlungslinks, über die diese direkt von ihrem Smartphone aus bezahlen können. Auch Lastschriften von Krankenkassen werden über Lupa abgewickelt. Jede Transaktion wird automatisch mit der entsprechenden Rechnung verrechnet, die Auszahlung erfolgt innerhalb von 2 Werktagen.
Sie können einen Erstattungsantrag direkt aus jeder abgeschlossenen Rechnung heraus erstellen. Ein fünfstufiger Assistent (Versicherungsdetails, Tierdaten, Erkrankung, Tierarzt, Anhänge) füllt die Felder automatisch anhand der Kundendaten, der Tierdaten und der Rechnung aus, sodass der Großteil des Formulars bereits ausgefüllt ist. Reichen Sie den Antrag elektronisch bei Vetsure oder VetEnvoy ein, und Lupa verfolgt den Status des Antrags automatisch. Bei kostenintensiven Behandlungen sollten Sie vor Behandlungsbeginn eine Vorabgenehmigung einholen, um die Kostenübernahme im Voraus zu bestätigen.
Das Abrechnungs-Dashboard zeigt alle offenen Rechnungen der gesamten Praxis an, farblich nach Fälligkeitsalter gekennzeichnet. Filtern Sie nach Kunde, Betrag oder dem Umfang des Zahlungsverzugs. Anschließend können Sie eine Zahlungsaufforderung versenden, eine Zahlung verbuchen oder den Restbetrag abschreiben – einzeln oder in großen Mengen. Bei Gruppen mit mehreren Standorten werden in der Unternehmensansicht die überfälligen Forderungen aller Kliniken zusammengefasst.
Jede abgeschlossene Rechnung mit einem ausstehenden Betrag wird im Abrechnungs-Dashboard angezeigt und je nach Fälligkeit farblich gekennzeichnet. Sortieren Sie die Einträge nach dem Fälligkeitsrückstand, filtern Sie nach Betrag oder suchen Sie nach einem Kunden. Die Tabelle zeigt an, wie viele Mahnungen bereits versendet wurden und wann die letzte versendet wurde, sodass Sie niemals jemanden kontaktieren müssen, der erst gestern angeschrieben wurde.
Versenden Sie mit einem Klick einen Zahlungslink oder eine Mahn-E-Mail aus einer beliebigen Rechnungszeile heraus. Wählen Sie mehrere überfällige Rechnungen aus und versenden Sie Sammelmahnungen in einem Schritt. Jede Mahnung wird im Kundendatensatz nachverfolgt, sodass das Team stets weiß, welche Maßnahmen bereits ergriffen wurden. Überfällige Forderungen sind zudem auf Unternehmensebene einsehbar, sodass Manager mit mehreren Standorten einen umfassenden Überblick über alle Kliniken erhalten.
Nach einer Konsultation überprüft die KI von Lupa die klinischen Notizen und die Behandlungsakte und schlägt die entsprechenden Leistungen und Produkte vor, die der Rechnung hinzugefügt werden sollen. Verabreichte Impfungen, ausgegebene Medikamente, angeordnete diagnostische Tests, durchgeführte Eingriffe: Was auch immer während der Konsultation stattgefunden hat, wird von der KI erfasst. Der Abrechnungsschritt ist nicht mehr darauf angewiesen, dass der Tierarzt oder die Tierarzthelferin die Notizen manuell in Abrechnungspositionen umsetzt.
Das ist besonders am Ende eines hektischen Praxistages von großem Nutzen. Der Tierarzt schließt die Dokumentation ab und wendet sich dem nächsten Patienten zu. Die Rezeption hat bereits einen vollständigen Rechnungsentwurf parat, wenn der Kunde am Schalter erscheint, anstatt den Tierarzt hinterherlaufen zu müssen, um zu klären, welche Leistungen erbracht wurden.
Die operative Ebene, die dafür sorgt, dass alles andere funktioniert.
Ihr vollständiger Produktkatalog befindet sich in Lupa. Die Lagerbestände werden automatisch aktualisiert, sobald Rechnungen fertiggestellt sind. Legen Sie Nachbestellschwellen fest und aktivieren Sie Lupa-Markierungen, wenn der Lagerbestand zur Neige geht. Führen Sie Bestandsaufnahmen durch, verlagern Sie Waren zwischen Standorten und erteilen Sie direkt Bestellungen bei Ihren Großhändlern. NVS, Covetrus und MWI sind alle integriert, sodass Sie Lieferungen in Lupa erhalten und der Lagerbestand sofort aktualisiert wird.
Fügen Sie Mitarbeiterprofile mit Namen, RCVS Registrierungsnummer, Position und den von ihnen durchführbaren Terminarten hinzu. Weisen Sie sie einem oder mehreren Standorten zu. Über die Berechtigungstabelle lässt sich genau steuern, was jede Rolle sehen und tun darf – von der Berechtigung zum Stornieren einer Gutschrift bis hin zum Zugriff auf Analysedaten. Die Daten von ausgeschiedenen Mitarbeitern und deren Datensätze bleiben erhalten.
Erstellen Sie Dienstpläne für Tierärzte, Tierarzthelfer, Empfangsmitarbeiter und Behandlungsräume. Legen Sie wiederkehrende Muster fest, kennzeichnen Sie Feiertage und blockieren Sie Verwaltungszeiten. Der Dienstplan wird über den Terminkalender gelegt, sodass die Rezeption auf einen Blick sehen kann, wer verfügbar ist, bevor sie einen Termin vergibt. Bei Gruppen mit mehreren Standorten können Mitarbeiter standortübergreifend in einer einzigen Ansicht eingeplant werden.
Kundenchat, interne Teamkommunikation, E-Mail, SMS und WhatsApp – alles innerhalb von Lupa. Antworten Sie einem Kunden per WhatsApp, E-Mail oder In-App-Nachricht, und der gesamte Chatverlauf bleibt in dessen Akte gespeichert. Interne Teamkanäle sorgen dafür, dass klinische Gespräche nicht über private Telefone geführt werden. E-Mail-, SMS- und WhatsApp-Vorlagen sparen Zeit bei häufig verwendeten Antworten.
Das Analyse-Dashboard zeigt Umsatztrends, Terminvolumina, die beliebtesten Leistungen, die erfolgreichsten Behandler sowie Buchungsmuster für jeden beliebigen Zeitraum von bis zu 24 Monaten an. Erstellen Sie benutzerdefinierte Datentabellen aus beliebigen Datenquellen, darunter Rechnungen, Zahlungen, Kunden, Haustiere, Produkte und Lagerbestände, und exportieren Sie diese anschließend als CSV-Datei. Vorgefertigte Berichte decken die finanzielle Leistung, überfällige Forderungen, Bestandsbewegungen und Kundenaktivitäten ab.
Konfigurieren Sie Praxisdaten, Öffnungszeiten, Standorte und Terminarten. Legen Sie Mehrwertsteuersätze, Zahlungsmethoden und Bankverbindungen fest. Erstellen Sie Automatisierungsregeln, die bei der Abrechnung bestimmter Produkte oder Dienstleistungen ausgelöst werden. Richten Sie Impferinnerungen ein, aktualisieren Sie den Kastrationsstatus oder lösen Sie Folgeaufgaben aus. Verwalten Sie Datenschutzrichtlinien und Einwilligungserklärungen und richten Sie den API-Zugriff für benutzerdefinierte Integrationen ein.
Integrierte Anbindungen an die führenden Anbieter und Dienste im Bereich der Tiermedizin, sodass der Datenfluss zwischen den Systemen ohne manuelle Eingabe erfolgt.
Krankenakten, Kundendaten, Zahlungsdaten und bildgebende Untersuchungen gehören zu den sensibelsten Informationen, über die ein Unternehmen verfügt. Lupa wurde entwickelt, um all diese Daten zu schützen – und zwar nach denselben Sicherheitsstandards, die auch im Finanzsektor gelten und jedes Jahr von unabhängiger Seite überprüft werden.
SOC 2 Typ II-zertifiziert. Lupa verfügt über eine SOC-2-Typ-II-Zertifizierung, die jährlich von einem unabhängigen Prüfer überprüft wird. Die Prüfung umfasst Zugriffskontrolle, Datenschutz, Infrastruktursicherheit, Reaktion auf Vorfälle und Risikomanagement. Der vollständige Bericht ist auf Anfrage über unser Trust Center erhältlich.
DSGVO-konform. Lupa wurde speziell für die Datenschutzgesetze in Großbritannien und Europa entwickelt. Datenstandort, Aufbewahrungsrichtlinien, Einwilligungsmanagement und das Recht auf Löschung sind fest in die Plattform integriert und nicht nur nachträglich hinzugefügt.
Verschlüsselung als Standard. Alle Daten werden sowohl während der Übertragung (TLS 1.2) als auch im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt. Die Daten auf den Endgeräten der Nutzer sind verschlüsselt, und jede Datenbankverbindung erfordert eine eindeutige Authentifizierung.
Wir zeigen Ihnen genau, wie Lupa Ihre spezifischen Arbeitsabläufe abwickelt.