Alles, was Ihre Praxis braucht, aus einer Hand.
Lupa deckt den gesamten klinischen und betrieblichen Arbeitsablauf ab: von der Buchung durch den Kunden bis zur Bezahlung und allem, was dazwischen liegt. Folgendes ist enthalten...
VON MODERNEN TIERARZTPRAXEN BEWÄHRT
Vor dem Besuch
Wie Lupa Ihnen dabei hilft, Ihren Terminkalender zu füllen, sich auf den Tag vorzubereiten und dafür zu sorgen, dass Ihre Kunden immer wiederkommen.
Termine online buchen, ohne Anruf in der Praxis.
Ihre Kunden buchen Termine online über Lupa, wann immer sie möchten. Bereiten Sie den Besuch vor, etwa mit einem Fragebogen vorab oder einer Anzahlung.
Terminerinnerungen, die sich von selbst versenden.
Richten Sie eine Erinnerungskette ein: Bestätigung bei der Buchung, Erinnerung 48 Stunden vorher, SMS am Vortag. Lupa versendet sie automatisch, bei jedem Termin. Kein manueller Aufwand, weniger Terminausfälle.
Eigene Abo-Tarife, automatisch auf der Rechnung angewendet.
Gestalten Sie Tarife für Ihre Tierhalter: von Standardtarifen für Welpen und Senioren bis zu Paketen für chronische Erkrankungen oder einem Arthritis-Club. Inanspruchnahme und Nutzung verfolgen Sie direkt in Lupa. Kommt ein angemeldetes Tier zu einer enthaltenen Behandlung, erscheint der Rabatt automatisch auf der Rechnung.
E-Mail- und KI-Telefonkampagnen, die Kunden zurückholen.
Beratungsangebote dieses Monat bewerben? Vor dem Frühling auf Grassamen hinweisen? Mit den integrierten Marketingkampagnen von Lupa erreichen Sie Ihre Zielgruppen in Minuten. E-Mail-Kampagnen erfassen Öffnungen, Klicks und Rückläufer. KI-Telefonkampagnen rufen Kunden automatisch an, stellen Ihre Praxis vor und vereinbaren Termine, mit Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung pro Anruf.
Die Tiergesundheit immer griffbereit, ein Grund für Treue.
Tierhalter laden die Lupa-App herunter und verbinden sich mit Ihrer Praxis. Per Smartphone buchen sie Termine, schreiben Ihrem Team, sehen Impfverlauf und Gesundheitsakte ihres Tieres und prüfen die Leistungen ihres Abo-Tarifs. Jede Nachricht landet in Ihrem Posteingang.
Ein KI-Agent ruft Kunden an und vereinbart Termine.
Wählen Sie einen Kunden (oder eine Zielgruppe von Hunderten) und den gewünschten Termintyp. Der KI-Rezeptionist von Lupa ruft während der Geschäftszeiten an, stellt sich als Ihre Praxis vor und führt den Kunden zur Terminbuchung. Jeder Versuch wird protokolliert, mit Aufzeichnung, vollständigem Transkript und kurzer KI-Zusammenfassung, ob angenommen, abgelehnt oder nicht erreicht.
Bei Nichtantwort versucht Lupa es automatisch erneut, bis zu dreimal. So erreichen KI-Anrufe auch Kunden, die Ihre E-Mails nie öffnen, ideal für Auffrischungskampagnen oder Lücken nach Absagen.
Einwilligungen, unterschrieben schon vor dem Termin.
Senden Sie Einwilligungserklärungen vor dem Termin, sodass Kunden sie in Ruhe auf jedem Gerät lesen und unterschreiben. Sie erscheinen informiert, Termine laufen zügiger, und Ihr Team widmet sich der klinischen Arbeit statt dem Papierkram am Empfang.
Professionell, elektronisch signiert und papierlos: kein Drucken, kein Scannen, kein Hochladen an der Rezeption. Eingereichte Formulare werden automatisch der Tier- und Terminakte zugeordnet.
Check-in
Vom Eintreffen des Kunden bis zum Eintreten des Tierarztes.
Der Teamkalender auf einen Blick: Termine, Räume, Dienstpläne.
Zeigen Sie im Kalender so viele Details an, wie Sie möchten, geordnet nach Ihren Abläufen: nach Tierarzt, Tierarzthelfer, Behandlungsraum oder für das ganze Team. Wechseln Sie zwischen Tag, Woche und fortlaufender Zeitleiste. Die Flussdiagramm-Ansicht führt Termine durch den Ablauf: Angekommen, In der Sprechstunde, Bereit zur Entlassung. Reservieren Sie Zeitfenster, verwalten Sie stationäre Patienten und tragen Sie Hausbesuche auf einer Karte ein.
Legen Sie fest, wie Terminfenster aussehen und wer sie belegt.
Richten Sie Terminarten mit eigener Dauer, Farbe, Kategorie und Online-Sichtbarkeit ein und legen Sie fest, wer sie durchführen darf. So werden Impfberatung, chirurgische Aufnahme und Notfall-Triage jeweils an den richtigen Tierarzt weitergeleitet.
Jeder Kundendatensatz ist die einzige verlässliche Informationsquelle.
Ein Kundenprofil zeigt Haustiere, anstehende Termine, offene Rechnungen, Kommunikationsverlauf und Abo-Tarife an einem Ort. Ergänzen Sie Kontaktdaten, bevorzugte Kanäle, DSGVO-Einwilligung und überweisende Klinik. Haustierdaten umfassen Tierart, Rasse, Mikrochip, Impfstatus, Gewichtsverlauf, Diagnosen und eine vollständige medizinische Zeitleiste.
Auch wenn es mal hektisch wird, geht nichts unter.
Keine Post-its, kein Hinterherlaufen, keine Zeitverschwendung am Empfang. Weisen Sie Aufgaben mit Fälligkeit, Priorität und Kategorie zu: Rezept, Laborergebnis, Versicherung, Finanzen oder Lagerbestand, als Liste oder nach Kategorie. Terminbenachrichtigungen melden neue Online-Buchungen und Statusänderungen.
Die Konsultation
Arbeitsmittel für Tierärzte und Tierarzthelferinnen im Sprechzimmer.
Sparen Sie mit der KI-Transkription von Lupa täglich 60 Minuten.
Zeichnen Sie die Konsultation auf, Lupa schreibt die Notizen. Lupa Notes transkribiert in Echtzeit und erstellt strukturierte klinische Notizen nach Ihrer Vorlage: SOAP, „Chirurgische Notiz“, „Impfung“, „Dermatologische Nachsorge“ oder eine eigene. Die Notizen landen automatisch im Termineintrag.
Alles, was Sie brauchen, an einem Ort.
Ein geöffneter Termin bündelt alles: KI-Transkription, Diagnostik, Anhänge, Fragebögen, Rechnungsstellung und die durchsuchbare Krankengeschichte. Fügen Sie Notizen per Vorlage oder Freitext hinzu, erfassen Sie Gewicht und Diagnosen und bauen so die Krankenakte auf. Bei Verschreibungen prüft Lupa die Dosierung, erstellt das Abgabeetikett und verknüpft das Rezept mit Tierakte und Rechnung, inklusive Workflow für Wiederholungsrezepte und Kostenvoranschläge. Für stationäre Patienten plant das Team im „Action Planner“ Behandlungen, erfasst Vitalwerte im Zeitraster und sichert die Schichtübergabe.
Labor- und Diagnostik direkt in Lupa bestellen und einsehen.
Über die Anbindungen an IDEXX, Zoetis und Laboklin beauftragen Sie interne und externe Laboruntersuchungen direkt im Termin, auf einer Plattform. Anbieter wählen, Untersuchungen festlegen, absenden, ohne Lupa zu verlassen. Die Ergebnisse landen automatisch in der Tierakte, ohne manuelle Überprüfung und ohne separates Portal. Für die hauseigene Bildgebung erstellen Sie einen DICOM-Auftrag, der in der Arbeitsliste des Geräts erscheint; die fertige Aufnahme öffnet sich im integrierten Viewer. Röntgen- oder Ultraschallbilder teilen Sie per sicherem, zeitlich begrenztem Link mit Kunden oder überweisenden Tierärzten.
Fragen Sie Jerry alles über den Patienten, Antwort in Sekunden.
Jerry ist der KI-Assistent auf jeder Seite von Lupa. Fragen Sie: „Gegen was wurde Bella in den letzten zwei Jahren geimpft?“ oder „Fassen Sie Felix' letzte drei Konsultationen zusammen“, und er antwortet sofort aus der Live-Akte. Die Registerkarte „KI-Tierübersicht“ erstellt eine einseitige Übersicht: Krankengeschichte, aktuelle Medikamente, Impfstatus, Parasitenbekämpfung und letzte Laborergebnisse, ohne Scrollen durch fünf Registerkarten.
Jerry handelt nie eigenständig. Er beantwortet Fragen und liefert Informationen. Änderungen, Terminvereinbarungen und Verschreibungen werden weiterhin in Lupa vom behandelnden Arzt vorgenommen.
Lupa für iOS und Android: das komplette PMS in Ihrer Tasche.
Mit der Lupa-App auf iPhone, iPad oder Android haben Sie die gesamte Plattform dabei, das komplette System für mobile Tierärzte und Hausbesuche. Tragen Sie die Besuche des Tages ins Kartentagebuch ein, öffnen Sie die Patientenakte schon vor der Tür, führen Sie die Konsultation und stellen Rezept und Rechnung aus, alles auf einem Gerät. Kein Laptop nötig.
Pflegekräfte aktualisieren Beobachtungsdaten stationärer Patienten direkt am Tier, Tierärzte sehen zwischen den Sprechzimmern die Krankengeschichte, und die Rezeption verwaltet Termine oder nimmt Zahlungen entgegen, ohne zum Schreibtisch zurückzukehren. Kalender, Kundenakten, Sprechstunden-Workflow, Posteingang und Rechnungsstellung lassen sich per Touchscreen bedienen, dasselbe Lupa, angepasst an Ihren Bildschirm.
Zur Kasse
Vom Ende der Beratung bis zum Verlassen der Praxis durch den Kunden.
Rechnung im Gespräch erstellen, Zahlung am Schalter kassieren.
Jede Leistung, jedes Produkt und jedes Medikament aus der Konsultation fließt direkt in die Rechnung. Fügen Sie Artikel aus der Praxisbibliothek hinzu, wenden Sie Leistungspakete an, berücksichtigen Sie Erstattungen der Versicherer und teilen Sie Zahlungen auf mehrere Zahlungsarten auf. Nach Abschluss der Rechnung aktualisiert sich der Lagerbestand automatisch.
Kartenzahlungen und wiederkehrende Zahlungen, ohne separates Konto.
Lupa Pay ist der integrierte Zahlungsabwickler. Nehmen Sie Kartenzahlungen über Theken- oder Handterminals entgegen oder senden Sie Zahlungslinks per E-Mail, SMS oder WhatsApp fürs Smartphone. Auch wiederkehrende Lastschriften laufen über Lupa. Jede Transaktion wird automatisch der Rechnung zugeordnet, Auszahlung innerhalb von 2 Werktagen.
Versicherungsansprüche einreichen, ohne Lupa zu verlassen.
Erstellen Sie einen Erstattungsantrag direkt aus jeder abgeschlossenen Rechnung. Ein fünfstufiger Assistent (Versicherungsdetails, Tierdaten, Erkrankung, Tierarzt, Anhänge) füllt die Felder automatisch aus Kunden-, Tier- und Rechnungsdaten, der Großteil ist bereits vorausgefüllt. Reichen Sie elektronisch bei Vetsure oder VetEnvoy ein, Lupa verfolgt den Status automatisch. Bei teuren Behandlungen holen Sie vorab eine Kostenübernahme ein.
Wer was schuldet, Forderungen und Abgleich, alles auf einem Bildschirm.
Das Abrechnungs-Dashboard zeigt alle offenen Rechnungen der Praxis, farblich nach Fälligkeit. Filtern Sie nach Kunde, Betrag oder Zahlungsverzug und versenden Sie Zahlungsaufforderungen, verbuchen Zahlungen oder schreiben Restbeträge ab, einzeln oder in großen Mengen. Die Unternehmensansicht bündelt überfällige Forderungen aller Standorte.
Wer was schuldet, alles auf einen Blick im Abrechnungs-Dashboard.
Jede offene Rechnung erscheint im Abrechnungs-Dashboard, farblich nach Fälligkeit. Sortieren Sie nach Rückstand, filtern Sie nach Betrag oder suchen Sie einen Kunden. Die Tabelle zeigt Anzahl und Datum bisheriger Mahnungen, sodass Sie niemanden kontaktieren, der erst gestern angeschrieben wurde.
Versenden Sie per Klick einen Zahlungslink oder eine Mahn-E-Mail aus jeder Rechnungszeile, oder Sammelmahnungen für mehrere überfällige Rechnungen auf einmal. Jede Mahnung wird im Kundendatensatz protokolliert. Auf Unternehmensebene behalten Manager mehrerer Standorte alle Kliniken im Blick.
Lupa erkennt aus der Konsultation, was auf die Rechnung gehört.
Nach der Konsultation prüft die KI von Lupa Notizen und Behandlungsakte und schlägt die passenden Leistungen und Produkte für die Rechnung vor. Impfungen, Medikamente, Diagnostik, Eingriffe: Was während der Konsultation geschah, erfasst die KI. Niemand muss Notizen mehr manuell in Abrechnungspositionen übertragen.
Gerade am Ende eines hektischen Tages hilft das: Der Tierarzt schließt die Dokumentation ab und wendet sich dem nächsten Patienten zu, während die Rezeption schon einen vollständigen Rechnungsentwurf bereit hat, ohne dem Tierarzt hinterherzulaufen.
Die Praxis leiten
Die operative Ebene, die dafür sorgt, dass alles andere funktioniert.
Immer wissen, was auf Lager ist und wann nachbestellt werden muss.
Ihr vollständiger Produktkatalog liegt in Lupa, die Bestände aktualisieren sich automatisch bei jeder abgeschlossenen Rechnung. Legen Sie Nachbestellschwellen fest und lassen Sie sich warnen, wenn ein Bestand zur Neige geht. Führen Sie Inventuren durch, verlagern Sie Waren zwischen Standorten und bestellen Sie direkt bei Großhändlern. NVS, Covetrus und MWI sind integriert: Wareneingänge landen in Lupa, der Bestand aktualisiert sich sofort.
Das Profil, die Qualifikationen und die Zugriffsrechte jedes Mitarbeiters an einem Ort.
Legen Sie Mitarbeiterprofile mit Namen, Kammernummer, Position und durchführbaren Terminarten an und weisen Sie sie einem oder mehreren Standorten zu. Die Berechtigungstabelle steuert genau, was jede Rolle sehen und tun darf, vom Stornieren einer Gutschrift bis zum Zugriff auf Analysedaten. Daten ausgeschiedener Mitarbeiter bleiben erhalten.
Wochenplan einmal erstellen, Grundlage für den Terminkalender.
Erstellen Sie Dienstpläne für Tierärzte, Tierarzthelfer, Empfang und Behandlungsräume. Legen Sie wiederkehrende Muster fest, markieren Sie Feiertage und blockieren Sie Verwaltungszeiten. Der Dienstplan liegt über dem Terminkalender, sodass die Rezeption vor der Terminvergabe sofort sieht, wer verfügbar ist. Mehrere Standorte planen Sie standortübergreifend in einer Ansicht.
Die gesamte Kommunikation mit Kunden und im Team in einem Posteingang.
Kundenchat, interne Teamkommunikation, E-Mail, SMS und WhatsApp, alles in Lupa. Antworten Sie per WhatsApp, E-Mail oder In-App-Nachricht, der gesamte Verlauf bleibt in der Kundenakte. Interne Kanäle halten klinische Gespräche von privaten Telefonen fern, und Vorlagen sparen Zeit bei häufigen Antworten.
Echtzeit-Umsatz- und Leistungsdaten, kein Bericht, auf den Sie erst warten müssen.
Das Analyse-Dashboard zeigt Umsatztrends, Terminvolumina, beliebteste Leistungen, erfolgreichste Behandler und Buchungsmuster über beliebige Zeiträume bis zu 24 Monaten. Erstellen Sie eigene Datentabellen aus Rechnungen, Zahlungen, Kunden, Haustieren, Produkten und Beständen und exportieren Sie sie als CSV. Vorgefertigte Berichte decken Finanzen, überfällige Forderungen, Bestandsbewegungen und Kundenaktivität ab.
Praxis einmal einrichten, dann loslegen.
Konfigurieren Sie Praxisdaten, Öffnungszeiten, Standorte und Terminarten und legen Sie Mehrwertsteuersätze, Zahlungsmethoden und Bankverbindungen fest. Erstellen Sie Automatisierungsregeln, die bei der Abrechnung bestimmter Leistungen greifen, etwa Impferinnerungen, ein aktualisierter Kastrationsstatus oder Folgeaufgaben. Verwalten Sie Datenschutz und Einwilligungen und richten Sie den API-Zugriff für eigene Integrationen ein.
Lupa lässt sich mit den Tools verbinden, die Ihre Praxis bereits nutzt.
Integrierte Anbindungen an die führenden Anbieter und Dienste im Bereich der Tiermedizin, sodass der Datenfluss zwischen den Systemen ohne manuelle Eingabe erfolgt.
Bei Lupa sind Ihre Daten sicher.
Krankenakten, Kundendaten, Zahlungsdaten und Bildgebung zählen zu den sensibelsten Daten überhaupt. Lupa schützt sie nach denselben Sicherheitsstandards wie der Finanzsektor, jährlich unabhängig überprüft.
SOC 2 Typ II-zertifiziert. Lupa verfügt über eine SOC-2-Typ-II-Zertifizierung, die jährlich von einem unabhängigen Prüfer überprüft wird. Die Prüfung umfasst Zugriffskontrolle, Datenschutz, Infrastruktursicherheit, Reaktion auf Vorfälle und Risikomanagement. Der vollständige Bericht ist auf Anfrage über unser Trust Center erhältlich.
DSGVO-konform. Lupa wurde speziell für die Datenschutzgesetze in Großbritannien und Europa entwickelt. Datenstandort, Aufbewahrungsrichtlinien, Einwilligungsmanagement und das Recht auf Löschung sind fest in die Plattform integriert und nicht nur nachträglich hinzugefügt.
Verschlüsselung als Standard. Alle Daten werden sowohl während der Übertragung (TLS 1.2) als auch im Ruhezustand (AES-256) verschlüsselt. Die Daten auf den Endgeräten der Nutzer sind verschlüsselt, und jede Datenbankverbindung erfordert eine eindeutige Authentifizierung.
Sprechen Sie mit unserem Team.
Wir zeigen Ihnen genau, wie Lupa Ihre spezifischen Arbeitsabläufe abwickelt.